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医院档案管理中精益管理的应用

时间:2019-11-12 14:58来源: 作者: 点击:
一、医院档案管理的重要性 医院档案是医院日常工作活动的真实记录,它是在医务管理、科学研究、医疗诊治、学术交流等活动中形成的具有保存价值的不同形式的文件材料,包括人事
  一、医院档案管理的重要性
 
  医院档案是医院日常工作活动的真实记录,它是在医务管理、科学研究、医疗诊治、学术交流等活动中形成的具有保存价值的不同形式的文件材料,包括人事档案、文书档案、医疗设备档案、病历档案、科研档案、基建档案、会计档案和声像档案等。在现代医院管理中,档案管理作为医院管理的重要组成部分,在为领导决策提供依据和参考,为科研工作提供技术和借鉴,为维护单位利益提供条件和保障,为社会提供全方位的优质服务方面都发挥了重要作用,是医院跟随社会脚步的重要体现。因此加强档案管理,充分发挥其在医疗、教学、科研工作中的作用,将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益。
 
  二、我院医疗设备档案管理状况与问题
 
  我院是全国地市级医院中规模最大的三级甲等医院之一,现有编制床位2300张,员工近3000人,总资产10多亿元,集医疗、教学、科研、防保、急救、康复为一体,2006年至今三次被中央文明委授予“全国文明单位”。但医院档案管理却长期处于粗放状态,与快速发展的医院极不相称,档案收集效率偏低,管理分散,缺乏信息资源整体统一性,档案管理工作中没有统一的管理标准和模式,对纳入档案的内容没有明确的要求和规定,更没有制定统一的立卷归档制度。由于档案管理制度不完善,档案内容界定不清,管理范围不明,很多有价值的资料、数据都丢失了,信息管理和档案管理严重脱节,失去了档案工作的完整性。信息量少,工作效率低下,严重阻碍了医院档案的科学化管理。在全民重视档案管理的大环境基础下,医院意识到了档案管理的重要性和必要性,自2009年起,从档案管理体制,档案管理工作流程等各环节入手,逐步在档案制度、档案管理,优质服务,收集范围标准化等方面进行了精益管理的积极探索和尝试,通过广泛发动、全员参与、专题培训和管理实践,取得了很好的成效,从而带动了医院管理各方面的提升。
 
  三、精益管理简介
 
  精益管理源于精益生产,它的理念来源于著名的“丰田生产系统(TPS)”。1990年,由美国麻省理工学院的詹姆斯·P·沃麦克、丹尼尔·罗斯和丹尼尔·琼斯在对14个国家汽车业进行5年的研究后总结提出。其核心就是产品或服务的提供者从客户的角度出发定义价值,通过把非增值性活动与增值性活动区分开来,尽量减少非增值性活动,最终达到每个步骤都能够为流程创造价值的目的。旨在减少浪费,降低成本,提高效率,改进质量。它的本质意义在于它是一种对战略和目标分解细化和落实的过程,是让企业的战略能有效贯彻到各个部门并发挥作用的过程,也是提升企业整体执行力的一个重要途径。如何将精益管理的先进理念和方法成功应用于医院管理的各个领域,从而提升医院核心竞争力,促进医院全面发展,是我国医院管理领域所期盼实现的目标。
 
  四、精益管理在医院档案管理中的应用
 
  1.精益管理在医院档案归档范围的应用。精益管理追求持续改进、精益求精,其核心思想是尽可能地消除浪费、通过加强管理创造更多价值,同时它也是一项系统工程,涉及档案的各项管理业务和流程,因此要实现档案管理精益化,专业提升是第一步。我院将精益管理工具中的ISO9000质量管理体系运用于档案管理中,明确医院档案管理目标,建章立制,确定归档范围与标准、归档要求及归档方法,保证档案的原始性与完整性及各项管理措施的落实,使档案资料力求完整标准,科学规范。精益管理的核心就是最大限度地细化工作流程,消除浪费和一切非增值活动,并持续改进,以达到尽善尽美。我院将其运用于档案收集整理环节中,强调提高归档文件材料的质量与安全,树立档案工作无小事的思想,充分体现精益管理的精心、精细、精品、细化、细致、细节,从工作中的点滴做起。强化全员档案意识,使全院科室充分认识到档案的价值以及档案带来的社会效益和经济效益,自觉参与档案工作中来,高度重视档案管理,时时处处注意收集、保存各种信息资料并主动移交中心档案室;中心档案室工作人员要跟上时代节拍,改变过去等、靠、要的工作模式,开拓进取,主动与各部门进行协调,按照档案管理“同步”要求,及时跟踪医院各种重点项目的开展,随时收集档案材料,防止重要资料的丢失。鼓励各种有利于保护档案的行为,严格控管档案收集归档的安全意识,加强兼职人员的医院档案管理标准要求等方面的知识培训,制定了保密制度及档案人员工作岗位责任制,实行专人负责。创新档案信息的安全保障体系,医院建立了院内局域网利用计算机和网络进行档案的收集整理,完善了档案材料的传递,提高了速度,保障了档案的安全。
 
  2.精益管理在医院档案管理制度中的应用。档案管理必须强调制度化。医院档案管理的首要任务是制订切实可行的规章制度,它给档案管理以一定的方向。完善的规章制度是档案管理工作的前提和条件,只有建立和完善了归档制度,才有可能保障档案管理工作与医疗业务工作的同步发展。我院由于档案管理缺乏完善的规章制度,各部门的分工不明确,工作不协调,操作流程不规范,主观随意性较强,档案管理混乱,借阅查询制度不健全,归还手续不严格,久借未归档的资料不及时催还,造成很多重要档案流失。针对档案管理中的短板和焦点问题我院将其确定为精益改善项目,将精益管理的标准化作业和PDCA循环工具应用于档案制度管理中,标准化作业理念是降低成本、减少变动和知识的积累;PDCA循环指反复运行,保证质量管理工作的顺利开展,包括计划、实施、检查、行动四个阶段。以《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》《归档文件整理规则》等相关法律规则为依据制定了科学、完整、系统和切实可行的档案管理规章制度和措施,制定了档案“三合一”制度、档案接收和整理制度、档案修改和补充制度、档案保管和利用制度、档案材料的传递和登记制度、档案库房的管理制度、档案的统计和保密制度、档案的鉴定和销毁制度,各类档案的借阅办法、保管期限、归档范围以及档案管理人员的奖惩制度,将档案管理的归档、保管、利用、借阅、移交、销毁及库房管理等明确列入各项规章制度,并纳入考核,使档案工作的每个环节的运行做到有章可循,有明确的要求和制度来约束,减少了档案管理的随意性。在制度实施过程中及时修订完善补充缺失条款,建立持续改善的氛围,使医院档案逐步向着规范化,专业化,精益化管理迈进。
 
  3.精益管理在医院档案管理中的应用。精益管理是一种理念、一种态度、一种精神,更是一种文化的体现,医院档案管理工作的好坏,直接影响医院本身的形象和荣誉。增强档案管理意识,跟上档案管理的发展步伐,是现代医院档案管理的时代需求。医院的档案管理应统一,我院将档案管理纳入医院发展的重要内容,革新观念,树立精益意识,推进档案的精益化管理,夯实档案管理的信息化、网络化、社会化、系统化。医院设专门的分管领导,建立院内局域网,设立院办、中心档案室、其他科室三级档案工作网络模式,实现资源共享,各科室设兼职档案员一名负责本科室档案的收集整理,医院定期举行灵活多样的档案专业理论和工作技能的专项培训,聘请专业档案人员进行深入一线的现场业务指导,大力推进档案的精益化管理进程,实行全院各科室产生的资料次年第一季度内一并归档,一式三份,向医院中心档案室移交。通过以上精益管理基础工具的运用,提高了我院档案管理工作,归档后的档案即完整又不庞杂,档案的保存更加清晰规范,查阅和利用率也得到提高,为全院实施精益管理打下了坚实基础。

 


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