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「员工提案」的小技巧

时间:2020-06-02 17:33来源:未知 作者:admin 点击:
企业追求卓越过程中,善用系统化卓越经营自评工具,了解企业本身优势或弱点,针对需改善之处,运用标竿学习或辅导顾问的协助,研拟出有效的解决方案,全面品质管理TQM(Total

  企业追求卓越过程中,善用系统化卓越经营自评工具,了解企业本身优势或弱点,针对需改善之处,运用标竿学习或辅导顾问的协助,研拟出有效的解决方案,全面品质管理TQM(Total Quality Management)以品质为中心,提供统合管理的基础,一个企业依据其本身的体质与需求,选择适当的工具运用,而能快速、最不费成本、唾手可得的方法就是「员工提案」。对企业透过全员参与以持续改善的方式,使品质意识提升,员工向心力更得以凝聚,激励并提高员工士气。

  「员工提案」的方法,企业可以透过制度化奖励措施,引导和鼓励全体员工创造性思维,徵求全体员工的好主意积极主动地提出,针对创新流程/产品/组织等,以强化任何有利于改善企业经营品质,提高管理能力的革新建议,并朝向卓越迈进以保持企业永续的经营。

  如何产生「员工提案」?源自于企业中全体员工对于自己的工作场所最为熟悉及了解,且对于工作流程各项小细节都非常清楚,经由这些员工所提出改善意见往往都能命中问题的核心。简而言之,就是由员工认定工作上的问题,同时提出解决方案,是一个让全体员工投入于蒐集及提出创意解决方案的机制,既然是企业可运用的管理工具之一,身为企业的一份子如何积极参与,以下为「员工提案」的小技巧。

一、了解员工提案办法

 (一)目的:

  为鼓励员工对工作多加思考,提供业务改进与管理制度等创新建议,并建立员工参与制度,以简化工作流程,节省人力、提高行政效率与服务品质,以利企业组织追求卓越永续营运。

 (二)提案人:

  通常以企业组织内的所有员工均可参加提案,提案以个人提出或者有些会以组织单位名义共同提出。

 (三)提案範围:

  主要以生产力提昇、品质改善、成本降低、交期缩短、安全卫生、员工士气、环境保护之相关改进事项。另分别在经营管理方面上,包括事务资料、操作流程、管理制度等不合理、不规律及浪费的改善问题;在工厂现场方面上,包括製造技术、操作方法及设备保养等危险、骯髒、疲劳的改善问题,其他有利企业组织之革新(增强跨部门合作)改进事项。

 (四)非属提案範围:

  非建议性之批评或对人身有所攻击者、无具体解决问题的方法或单纯期望者之改善内容、已经公开事实或正在改善事项、已经被採用过或已经有的提案、上级指示之工作事项、有关政策性(调薪、缩短工作时数等)等之建议案、内容明显非业务範围者。

 (五)审查程序:

  首先清楚企业组织提案方式、作业流程及审查内容,送审时间、受理单位、审查注意事项、审查重点及评分标準为何?例如学生参加考试先了解课本的内容、考试範围、何时报名、报名方式、各项评分重点、评分权重及标準等规範。相对的企业员工如何着手?必先了解企业的审查程序、範后便可展开,企业可参考以下程序及图示。

  1.提案:如提案人填写提案表等。

  2.判定:承办单位判定是否属于提案範围。

  3.初审:审查委员填写初审回覆单,是否成案进入複审。

  4.複审:召开审查複审会议。提案人依初审意见简报说明,并提供备相关佐证资料。

  5.核定:审查委员针对提案人简报说明,评分等第。

  6.表扬:公开表扬及奖金发放。

  7.追蹤:承办单位或总经理室执行追蹤。

「员工提案」的小技巧

 (六)完善奖励制度:

  提案制度推动的初衷,在于鼓励员工发挥改善精神,帮助公司提升效率,透过完善奖励制度为诱因,才能促使全员参与。藉由改善提案的号召、推动、审查、评价、奖金、表扬等作业,只要流程运作顺利,员工提案便会不断地循环。

二、如何发掘问题并构思孕育

  员工提案的实行为借重对工作流程熟悉的员工,藉由他们在自己工作上的专业知识及过往的工作经验,希望由员工自主性的定出工作中潜在的问题,同时提出解决方案,进而提升企业的营运效率。所以在忙碌工作中如何发掘问题?

 (一)要有问题意识:

  全体员工随时要有问题意识,以持续改善为理念,也就是说员工善用于身处于工作现场的优势,在工作执行的过程中,从自身工作环境寻找改善的灵感。而员工提案也强调员工从工作流程或过去的经验中发现问题点,进而提出解决方案,并为企业组织带来有形或无形的效益。

 (二)列出你的愿望:

  当你对所属的工作流程一清二楚时,已有标準的作业流程时,请不要被标準的作业流程所限制,这时你是最适合做提案改善的,列出你的愿望,提出你所期望的工作流程,或是在那些工作环节上,可以简化工作项目。

 (三)善用团队,不要小看自己:

  提案改善的形成为全员参与,每位员工都相当重要,如何让每位员工乐于工作与贡献,员工提案即使天分与教育不是很高的员工,若以分工合作、人人贡献一己之力的心态,也能够比别人更强。

 (四)养成随时笔记的习惯:

  员工可从所属的工作流程中获取提案的灵感,灵感可能来自于外部环境的刺激,共同相处的主管、同侪,或是由过去的经验所激发的创新点子、想法。灵感都来自繁忙的工作,某项工作使你不便、增加工时、造成你工作流程的困扰,当灵感来时养成随时笔记的习惯,请準备一本笔记本,立刻记下当下的任何不成熟的想法,等有空闲时再好好的构思你的提案,这样你就会有用不完的点子。

三、如何寻找提案并发挥:

 (一)时时注意观察及思考:

  1.对于自己的工作项目,不要安于现状,请多听!多看!多疑!多做!随时注意是否有什幺地方可以改进并提出应如何建议改善?

  2.想想看! 使工作可能简化的工具或方法,是否将不必要的动作或单据省略或简化。

 (二)对每一项工作或每一个动作都表示怀疑:

  不要被标準作业流程所受限,抛开传统习惯、想法和做法并从多方面深入观察。

 (三)收集相关专业资料:

  熟悉自己的工作领域,对公司制度、工作模式或产品特性等爬梳大量相关资料后,参考过往成功提案,从中获取提案经验。也可参考未通过的提案,将视为宝贵的提案参考依据,员工提案,针对何事(What)、何人(Who)、何时(When)、何地(Where)、何解(Why)及如何(How)方向去思考,或许因为5W1H任何一项改变后,您可以得到新的灵感或新的提案。

 (四)教育训练解决问题的方法:

  透过教育训练提高员工提案,例如创造力思考法、脑力激荡法、K J法、新QC七大手法、专业技能提升的训练、其它许多系统性解决问题的方法,此篇「员工提案」小技巧,以上方法可以自行多加学习应用,教育训练内容不在此讨论。

四、结 论︰

  期能引发更多企业员工兴趣参与「员工提案」,大家一起动动脑,藉由高阶带领与支持,使员工自主性的提出改善建议,针对员工提案来说,员工将经验转化为文字叙述的过程小技巧,随时要有问题意识、列出你所期望的工作流程、任何的点子及灵感养成随时笔记的习惯、时时注意观察及思考并针对5W1H方向去思考,以持续改善为理念,人人贡献一己之力只要小小的改善都有可能创造不同的改变,发挥创新的核心价值!

 

参考资料及网站:

财团法人中国生产力中心员工提案奖励办法

5 步骤 员工提案从创意到获益

提升员工参与度的五种方式

如何活化改善提案制度

如何有效建立改善提案制度

员工提案与知识管理-以F个案公司为例


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