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创造良好工作环境的5S管理-以办公室为例

时间:2020-06-02 17:34来源:未知 作者:admin 点击:
一、前言 ★在零乱的工作环境下「工作会有效率」吗? ★在零乱的工作环境下「工作会安全」吗? ★在零乱的工作环境下您的「服务或产品能有高品质」吗? 5S活动是具体而实在,不

一、前言

★在零乱的工作环境下「工作会有效率」吗?

★在零乱的工作环境下「工作会安全」吗?

★在零乱的工作环境下您的「服务或产品能有高品质」吗?

  5S活动是具体而实在,不仅让员工一听就懂,而且能实行,就是要爲员工创造一个乾净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。

  如何藉由5S活动之推行,营造良好的办公室环境?达到办公室美化工作环境、养成良好工作习惯、避免资源浪费,进而提昇品质及工作绩效。

创造良好工作环境的5S管理-以办公室为例

图来源:https://www.tanko.com.tw/5s/

二、5S的意义

  5S管理是什幺?在日本、台湾等国家和地区广受推崇的一套管理活动,包括整理、整顿、清扫、清洁、素养这五项内容在日文的罗马发音中,以S爲开头,故称爲5S,过往都以製造业现场管理较为广範运用,而现今各行各业将其精神套于符合自己的行业别运用之。以下内容以办公室为例:

 (一) 整理SEIRI

  就是把东西区分为要与不要,是一种物流的管理概念。针对办公环境整理通常区分为:

  (1) 文件资料:资料、档案卷宗、书籍分类归划存放位置,整理储存于橱柜、业务仓库或物流仓库,与每日常用资料做区分。

  (2) 文具用品:必须使用的笔、美 工刀、修正液、橡皮擦、尺、剪刀、便条纸、钉书机针等,办公桌面应该整齐摆放,桌面需留1/2空间,为理想的工作环境。

  (3) 办公事务机器及设备:电算机、萤幕、电话机、檯灯、电源线、网路线线路整理并固定妥当。

  (4) 个人用品:茶具、盆栽等。

 (二) 整顿SEITON

  整理后只留下必要的东西时,该把什幺东西放在什幺地方都明确规划,摆放成有秩序的样子就是整顿。每项物品应有一个特定的位置,在需要的时候随即可取用。整顿做得好的话,任何物品都有定位,就很容易看得出来。针对办公环境整顿通常区分为:

  (1) 文件资料:相关资料文件需整理装箱,必要时加以标示便于寻找使用。建议以电子资料代替书面或纸类文件为理想。

  (2) 桌面下物品放置:物品堆放不可影响健康坐姿、私人使用物品,如拖鞋、运动鞋、不外露为宜。建议桌下必须保留1/2以上空间,离开座位时椅子应该紧靠在桌面。

  (3) 座位椅背、屏风再下班后不可挂吊衣物、围巾、雨伞等,还给办公室环境的整齐划一。

  (4) 隔间屏风:座位牌、月曆、电话表、便利贴等物品,须贴、钉整齐在适当位置。

 (三) 清扫SEISO

  就是把办公环境中,事务机器及设备的灰尘消除乾净,是检查亦是装备设备保养。落实办公环境清扫要领为:

  (1) 个人座位:除正使用中之物品、资料外,一概清除。垃圾、纸屑等,随时清除不留在座位。

  (2) 文件资料:过期不用公文、档案,按时进行销毁。

  (3) 办公事务机器及设备:电脑、影印机、传真机、电话、 饮水机、橱柜等设备清洗擦拭乾净,遇故障立即叫修,随时保持正常使用状态。

  (4) 公共区域:公布栏、记事栏,定期更换擦拭。

 (四) 清洁SEIKETSU

  就是对工作的场所、个人服装仪容等,时时保持洁净、卫生的状态,是一种精神教育亦是作业要求。

  (1) 彻底执行落实:整理、整顿、清扫3S工作。

  (2) 工作场所及四周环境:保持整齐与乾净。桌椅、橱柜、器具及机具、设备等,经常擦拭、 清理、维护整洁美观,杜绝汙染来源。工作掉落地上之纸屑、迴纹针、订书针、橡皮筋等在地面时随手捡拾。

  (3) 公共区域:地面、门窗、墙壁、天花板等,保持清洁;墙壁、地毯、门窗或材等,表面破损剥落时,应儘速报请负责单位修复;窗台边、楼梯间、走道、茶水间、影印机室等,公用区域不随意堆放物品。

  (4) 营造良好的工作环境:彻底做好垃圾、废弃物分类;美化环境加强盆景绿化、养护及修剪,盆栽接水容器及其周边随时进行清理。

 (五) 素养SHITSUKE

  就是以提供的标準作业手册,使大家遵守规定养成习惯,力行4S成为个人的气质。让大家习惯成自然,在执行上更为顺畅。5S管理之推动终极目标为个人习惯的养成。

  (1) 工作心情态度良好,待人及电话礼仪周到。对待长官、部属、同事或客户、民众,均应该注意礼节,亲切微笑的问候招呼。

  (2) 服装保持适当乾净整洁,并配戴识别证。维持良好企业形象。

  (3) 自动自发维护自己及邻近办公桌椅、橱柜、工具、设备之整洁。

  (4) 使用各项公用设施、办公用品、会议室设施等,均应该确实归位保持整齐清洁。响应节能措施,随手关灯、关水、空调。

  (5) 把5S管理活动视为日常工作,随时注意环境的乾净、整洁、舒适、合理的工作场所,让全员参与并发挥自动自发、团结合作的精神,积极持续不断的改善,创造良好井然有序的工作环境。

三、落实5S管理

  5S活动说来很简单,容易流于常规的活动,5S推动需要持之以恆,并养成良好的习惯,不要认为5S推动佔的工作比重很小,想把它省略掉,这是错误的观念。5S推动须将其作为一个过程来看,遵循PDCA循环的原理,按照PDCA-Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Action(处理)的流程会相当有效,做法如下:

 (一) 筹组5S委员会,针对每个S计划做出规範。(PLAN)

 (二) 高阶带领公开性的宣布开始5S推动计划,提供员工训练和教育的机会,列出编组、责任区划分、评分频率、评分时间,让全员整理、打扫自己的工作区域(DO)

 (三) 竞赛评核5S管理推动的结果,先予设定期望之目标,做为活动努力之方向及便于活动过程中之成果检查。(CHECK)

 (四) 自我检查和持续改善,简单的事持续做,将依5S推动标準手册规範执行,让全员习惯成自然,养成遵守规定事项的纪律与习惯。(ACTION)

  因此将5S推动过程,坚持PDCA循环,不断提高办公环境的5S水準,即要通过检查,不断发现问题,不断解决问题。因此,在检查考核后,还必须针对问题,提出改善的措施和计划,使5S活动坚持不断地发展下去,也就是遵循PDCA循环的原理,持续改善。对自身提出更高的要求。

四、结语

  创造良好工作环境须要靠全员参与习惯养成,以下针对办公环境5S推动重点参考:

 (一)盘点办公室那些是必须使用物品及设施。

 (二)不必要存在物品不要再出现在工作场所。

 (三)符合人体工学健康坐姿与工作操作考量。

 (四)设计办公室物品摆放让我们工作时方便。

 (五)办公必要物品应如何放置作业时会顺手。

 (六)办公位置摆放方式是否能呈现整体美感。

 (七)那些元素可培养气氛心境,声音、温度、香味。

 (八)什幺方法可以让我们期待标準维持下去。

 (九)同仁伙伴工作生活价值观逐步产生共鸣。

 (十)把5S活动视为日常工作,随时积极持续改善。

  让全员都感受到施行5S管理推动后美好的改变,使大家携手共进,提出一套大家共同参与的计划,成立5S推行组织、拟定推行方针及目标(设计检核性的工作表)、拟定工作计划及实施方法、全员进行教育、活动前的宣传造势、评比办法确定、查核、评比及奖惩、检讨与修正、纳入定期管理活动中,提供改善前、中、后累积执行所有记录。经过这项活动改善办公室环境,必能塑造高效率之工作环境。

  最后员工须要依据所制定的标準作业手册共同的落实。全员参与、遵守纪律、持续改善养成良好习惯。让大家发挥自动自发、团队合作的精神,创造一个良好的办公室环境,可使员工更精神饱满地投入每天的工作当中,提昇工作效率、工作作业安全、服务或产品能有高品质,更好地为公司创造效益。

 

 


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