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中小型企业生产管理资讯化导入的要点

时间:2020-05-25 15:08来源:未知 作者:admin 点击:
生产管理系统是製造业资讯化的核心,没有生产管理系统的资讯化就只能做做应收应付及财务帐,很难从资讯化中获取管理效益。相对较具备规模的企业,因为资源丰富,在公司内部就

  生产管理系统是製造业资讯化的核心,没有生产管理系统的资讯化就只能做做应收应付及财务帐,很难从资讯化中获取管理效益。相对较具备规模的企业,因为资源丰富,在公司内部就有资讯开发人员,可以设计自己的生产管理系统,资讯化容易;但中小型製造业的资源有限,要导入生产管理资讯系统,确实会遇到不少的问题;现今中小型企业都面临企业转型,资讯化又是不可或缺的要件,要如何拥有符合企业需求的生产管理系统呢?是我本文要讨论的重点。

在导入生产管理资讯化之前,需要先自我评估,评估重点如下:

1. 考量行业别、生产製造属性:是终端产品的组装业或零件加工业、机械业、食品业或化工业其所需的系统就有很大的差异,管理也截然不同;就组装业及零件加工业来说,组装业的重点在于原物料及零组件的集结,是否可準时备齐加工与準时出货;而零件加工业的管理重点在于多製程作业的管控,而原料(素材)管理较为简单,因原料进货通常就直接投入生产线,库存管理应尽量简化,领料及入库作业也应减少,所以其资讯系统的需求就有明显的差异。

2. 需要订定资讯化的目的:在导入资讯化之前,要先订定目标;交期控管、製程管控、库存管理、品质控管、绩效管理…等,设定短中期目标,再逐步完成,让导入资讯化过程有所依循。

3. 公司是否有合理化的生产管理制度:资讯系统只是企业营运的辅助工具,是简化员工日常作业、协助管理的工具;所以企业需要先制定符合自己的管理制度,进而了解自己的需求,什幺样的资讯系统功能,才能订定明确的资讯化的目标。

4. 企业的资讯程度:包含公司的软硬体设备,更重要的是员工的资讯程度或对资讯的接受度,这也是影响资讯化的重要因素。

  评估企业本身的条件与限制,才能订定符合自己资讯化的策略;在此要特别强调生产管理流程合理化:中小型製造业很多都是技术起家,在管理合理化方面有所不足;在管理制度未完善之前,就开始导入管理资讯系统的话,公司若客製开发专属系统,功能需求常由终端使用者提供,满足了使用者操作,但整合性的流程管理不足,产生的公司营运效益就难以达到预期目标;若是使用市面上的套装软体,因为本身需求不明确,若照着软体系统提供的功能勉强套用,常会发现与公司现行的作业有所差异,或与目前的作业习惯有所冲突而导入困难,最常导致的结果是即使系统已经上线,但生产管理资讯系统却没有真正上线使用,产生半套的资讯化;在此建议先有完善的生产管理制度再辅以资讯化系统,以达到相乘的效益。

要成功导入生产管理系统,建议几项导入要点:

1. 决定套装或客製化系统:中小型企业因为经费有限,价格常是优先考量,然后再找便宜合用的系统;在此建议先讲求系统适不适合再考量价格,以产生公司最大效益为考量目的;选择市面套装软体时,要评估是否符合公司管理制度、公司特别的需求;若大致符合需求时可以考虑使用,因为生产管理制度每一家公司不尽相同,一定会有客製化的需求;所以决定购买前一定要询问客製化功能修改及新增的费用,并一併纳入计算进行评估。选择量身订製客製化系统时,一般公司已有明确的系统功能需求,建议不要一次就想设计出公司完整的系统,应该分阶段完成:首先以作业层面的功能为主,如进销存管理及製程流程管制,先让物料库存及製造加工在作业时,都有相对应的表单,使得作业明确、管控有依据;完成后再做排程管理、品质管理、绩效管理…等,循序渐进,让每阶段的目标清楚也容易达成。

2. 弹性作业模式需求:中小型企业能蓬勃发展的要件之一:弹性的作业模式;如紧急接单或插单、或是生产中的订单变更,系统是否可以弹性做生产的调整或修改,而系统是否也可依据公司管理流程的做弹性调整。

3. 是否简化日常作业:中小型企业员工不多,每个员工的意见都是重要的;在资讯化过程要考虑员工配合度,最重要是有没有简化日常作业;在适当的时间询问其需求,如系统是否简化目前的工作、人工报表是否从系统直接汇出;若必要增加部分工作,需要询问其意见,如何简化操作或改善工作的方式,毕竟它们才是真正使用系统的人,资讯化成功与否,佔有绝对的关键。

4. 资讯化过程不只是一套软体,而是必须与生产管理制度整合的导入工作或服务:特别是选择使用套装软体,资讯化不是上几天操作课程、或给予系统操作说明书就可以上线成功;生产管理如上述说明有着业别的差异及公司个别的管理制度,是需要有实务经验的人或顾问结合管理及资讯专长来负责导入工作,以管理为主资讯为辅,依据管理作业流程教导使用者,说明作业与作业如何连结,介绍资讯系统提供什幺功能、如何操作及遇到例外状况要如何处理;在管理上有那些报表及如何运用,最后达到什幺效益目标;是整合公司管理制度的资讯化工作及服务。

5. 高阶管理人员作为专案负责:公司资讯人员(MIS)应该为辅助的角色,非主要负责人;资讯化的目的要强化公司的管理制度,使作业更加迅速,及资料整合管理,所以专案负责人要熟悉公司营运;也必须具备一定资讯能力,了解系统什幺可以做,而什幺是需要人为的处理,能够依据公司需求清楚规划资讯化的功能。

  生产管理资讯化除了资讯的整合、资源有效运用,也可使管理有效提升;是企业由製造财转为管理财的途径,也是中小型製造业产业升级的必要工作;虽然常听到企业资讯化失败案例,稍作分析都不难找到其原因:事前自我评估不过:套用不合适的系统、系统範围规划太大而不容易结案、员工的反弹…等;做好事前评估,了解自己公司的需求、可运用有限的资源,是可以规划出完善的公司资讯化专案;资讯化过程依照公司管理制度的需求,配合导入要点,相信可大大提高成功率;有了一套符合公司营运的生产管理系统,对公司营运绝对有相对的提昇。

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