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餐饮业降低成本提高获利的管理术—五常法

时间:2020-05-11 14:45来源:华昊企管 作者:admin 点击:
五常法为任何优质管理的基础。透过常组织、常整顿、常清洁、常规範、常自律等五个常做展开,确保日常管理容易执行及落实。五常法精髓源自于日本5S管理。五常法名词及定义由何

  五常法为任何优质管理的基础。透过常组织、常整顿、常清洁、常规範、常自律等五个常做展开,确保日常管理容易执行及落实。五常法精髓源自于日本5S管理。五常法名词及定义由何广明教授于1994年所作,并定下全球首创中英文版本50点审核表。何教授有感于在香港本地使用日本的5S用语不利推广予普罗大众,故香港五常协会依据香港本地之用语习惯调整的内容,即透由5个常(常组织、常整顿、常清洁、常规範、常自律),融合50点审核表,打造出五常法管理工具。推广至今,己有数万人学习了五常法,理论并不困难,适合各行各业,乃至家庭及个人管理均可通用,应用层面非常广泛,实际做了后才会知道的好处及其衍伸的效益。餐饮业者可借重五常法最基础有效的管理技术,协助进行未来其它的改善计划,例如全面品质管理(TQM)、危害分析重要管制点(HACCP)、ISO9000及ISO22000等,通过认证持续改善。

五常法为节流的第一步

  五常法如何协助餐饮业降低成本提升获利呢? 大部份餐饮业面对的情况相对複杂,从前台至后台,诸如顾客接待、多样化的菜单、厨房备料出菜等,若无一套管理逻辑,实难执行,常沦落每个人只作自己的那一套,丝毫无标準可言,导致杂乱无章。古云:「没有规矩,不成方圆」,在执行五常法时,要把标準订定出来才知道好坏,即能全面检视及盘点目前营运流程及前后台配合是否流畅,食材备品是否可将浪费减低等,制定一套可遵循的流程及原则,新进员工也可在最快时间上手,上行下效,自然而然就会减少错误、浪费的成本。协会列出执行五常法的好处为:

重点

其它好处

1.减少意外

7.改善工作环境

2.增加顾客满意度

8.减少浪费

3.改善环境卫生、产品及服务素质

9.减少损坏

4.增加生产力

10.精工简政

5.提升公司形象

11.加强团队精神

6.加强竞争力

12.增进员工沟通

  餐饮业导入五常法,也能克服工作环境髒乱、人际关係恶劣、大多数人看上去都精神不振、员工不关心自己的工作、容易发生故障或意外、品质改善计划陷入停顿、堆积过期产品及顾客投诉等等的问题。五常法从小处着手,在每天的工作中就执行,不是只有配合认证或稽核才做,确实的落实在每个员工的心中,全面提升企业竞争力。

餐饮业导入五常法之作法

  五常法(5-S)认证系统包含五常法绿带、蓝带、精益五常课程及认证,不单改善工作环境之安全及卫生,更有效改善企业管理问题与提升品质、效率、形象及竞争力。依据五常法协会对常组织、常整顿、常清洁、常规範、常自律的涵义及作法,笔者对应列出常见问题及作法,提供餐饮业者参考:

项目

涵义

例子

常见问题

作法

常组织

判断出完成工作必需及非必需的物品,并区隔出来,将必需品的数量降低到最低程度并把它放在拿取便利的地方。

抛掉不需要东西或回仓和工作计划表

中餐厅经常使用的酱油,因为有好几种,又瓶瓶罐罐都乱放在一起,未集中于固定区域。

盘点菜单中的工作流程,把所有的酱油分成两类,一类常用,1类不常用。若受欢迎的菜色经常使用到的就归类成1区,每款酱油1种,并放置在容易拿取的地方。

常整顿

旨在提高效率。研究多快就可以取得物品及需要多久时间将物品储存好。步骤依序为分析现状、物品分类、储存方法和切实执行。

所有东西都有名和家、30秒内就可找到

餐厅中使用的物品工具均未标示名称,亦无标明存放位置,每次都需要再找,一时找不到又去购买,无法立即取得,流程不顺畅

将物品工具(例如菜刀)清楚标明名称(熟食菜刀、麵包刀等),并标明存放地点,也要方便使用者在30秒内取得。

常清洁

清洁应该由整个组织成员,从高层至基层,都一起来完成。

个人清洁责任的划分及认同、环境明亮照人

清洁轮职区域未清楚划分,有积水的地方都不知是那位要负责清理,而花园等公共区域,更是无人理会

分配好每人需负责之清洁区域,清楚划清界限,并每日闭店前至少用酒精擦拭桌面及打扫1次,以保持环境整洁。并指定督导人员不定期检查。

常规範

将公司中优良的工作方法或理念标準化。包括利用全面视觉管理法,从而获得和坚持规範化的条件,以提高办事效率。

贮藏的透明度和防止出错方法

烤箱因高温,操作及靠近时需特别小心,但新手没经验,不知道操作方法及容易被烫伤

在烤箱上或在旁边易见处製作安全标示及使用需知,并在烤箱门上贴红色标籤以表示高温注意,或表明烤箱开启的方向。人员站立的位置,可使用脚印标记指明,危险区域亦应标示在地面上。

常自律

向每个人灌输按照规定方式做事的能力,并强调是创造一个具有良好习惯的工作场所。

履行个人职责(包括优良环境、问责和守时)

每次整理完仓库,东西很快又堆积如山,人员对于工作环境没有保持良好习惯。

每日收工前必执行五常法,并设立五常法博物馆,将凌乱及整齐照片做成对比,时刻提醒工作人员履行五常法要求。方可提高工作效率、服务品质、降低浪费。

知易行难:餐饮业如何实施五常法

  餐饮业者在理解五常法并不困难,但如何在繁忙的营业时刻还能时时落实在平日工作中则是个大学问。五常法要获取成功有以下步骤,能够系统化的逐步协肋业者按步就班执行(何广明,2006):

STEP1高层承诺和做好準备

  最高管理者不仅只口头同意,必需作出全面的书面承诺,以展现彻底执行的决心,并为改善和培训活动提供资源,最重要的是高层必需以身做则,从自己开始把五常法做好。五常法运动推广并不急着发布多项决定,而是「每次只做一件事」并彻底完成,再微小的事都慎重以对。本步骤分为4层次:

  • 将一项决定付诸实行(例:彻底盘点不必要的物品并丢掉)
  • 製作并使用所需工具或道具(例:存放物品之冰箱及层架、标示卡等)
  • 做些要求将「改善」做为先决条件的事(例:用来防止油喷溅的措施)
  • 提出需要跨部门协助的事(例:改变内场厨房的布置)

  主要让实施者考量参与之人事时地物及所需费用,做出先后顺序的决定,并为每个工作设定一个清楚的目标和达成目标之规定方式。

STEP2拟定五常法促进活动

  每个人都要参与五常法。在五常法日开始执行前一星期,应贴出公告简要解释说明五常法的活动及易懂案例;活动结束后应予颁奖鼓励。主旨是要让每个人都能做自己的事及确定解决问题的办法,积沙成塔逐步完成。

  1. 获得最高管理者的承诺,评估现状和制定实施计划。
  2. 为五常法促进者设立工作坊,此时要以五常法审核工作表基础,识别出关键的活动。在第一个实施阶段中要从五常法的各个元素中选取一项事情来完成。
  3. 第一个五常法日-常组织(例:丢掉不需要的物品)
  4. 每个人下班前五分钟五常法运动。
  5. 第二个五常法日-常整顿(例:帮每件物品命名并安排好存放位置)
  6. 第三个五常法日-常清洁(例:订定各门店据点大扫除日)
  7. 第四个五常法日-常规範(例:视觉管理)
  8. 第五个五常法日-常自律(例:执行门店五常法审核表)
  9. 颁奖给在实施五常法活动中表现最佳的部门或组别。
  10. 评审以上的促进活动并为下一歩的五常法运动作出计划。

STEP3五常法培训

  在落实五常法活动中,训练人员能够制定并实施他们自己订的方案是非常必要的。在会议上宣布改善成果并表扬是很重要的,展现大家共同努力而达成的结果,也是维持大家能持续进行所要的手段。一般而言,五常法培训至少需3小时,第1小时为五常法简介,透过标竿案例,由参加者用50点审核表进行提问;第2小时为现场审核,并拍照以指出现场问题及违反50点之处;第3小时至少于1星期后举行,参加者应完成自身工作场所审核并提交10张照片,并公开发表解释。目前香港五常法协会将课程分为基本绿带及进阶蓝带,绿带审核领袖培训课程,共2个半天,课程架构为基本五常法(常组织、常整顿、常清洁、常规範、常自律)介绍、案例分享,并有课后回家作业。第二天进行功课讨论及课堂测验,通过后颁发绿带合格证书;蓝带深造班(须先上完绿带课程),共1.5天,课程架构为各行业不同的关注点、审核技巧及应用、五常法手册建立及现场模拟实习及报告。第二天上午教学投影製作、道具分享及推行困难与克服方法,通过后颁发蓝带合格证书。

STEP4纪录

  将五常法每一项做出的决定、所遇到的问题而採取的行动和所达成的结果做成纪录。唯有纪录过去,参与五常法人员才会意识到这段期间所取得的进步及改善的成绩。透过照相及摄影都是好方式,并可进行改善前后对照。现场若有问题点或需要再注意的地方,可使用红字P标记,若是做的很好之处可用绿色G标记。利用量化工具呈现己改善的成果,例如:食材浪费己减少多少公斤、出菜的速度快了几秒、不合格审核点少了几点等。最后,把旧设备及工具保存在博物馆或一个公告栏位置展示改善前后成果,将比图片或文字更具说服力。

STEP5评估

  良好的工作品质是每个人都能够不断关注五常法活动惯例。但大家都很忙,由于做五常经常被认为是小事,所以参与者很容易不自觉忽略并推延,造成很难把五常法主动地融入在日常的活动之中。此时,推广者需要运用评估工具及方法(例如巡检或互评)让每个人都能友好而轻鬆的参与竞争,这将是成功的关键。

  诚如上述,餐饮业者决定要导入五常法时必定会遇到困难及不断沟通的过程,这些都是必然的过渡时期。值得一提的是,建议在企业中推行法时需成立五常法促进小组,该小组务必一再沟通,诸如实施的文件表格等,避免流于形式配合,令参与者明白所做的改变是为了日后工作更流畅,并不会增加工作量,取得共识后,员工也因为这样的改变帮助了自己工作更安全顺利,也就容易配合,而养成习惯,自然而然的融入工作,甚至自身的生活之中。再者,为了彻底改善,可能会有餐厅内外场之设备器具要替换或增添的情况产生,也需投入一些资源及费用,作为辅助达成品质及效率升级之利器。

魔鬼藏在细节中

  五常法工具适用于任何规模的企业。若是企业日后有分店扩点、推行连锁加盟制度或中央厨房、中央工厂的规划,稳定的餐饮品质、口碑及良好企业形象非常重要。这套工具是偏重实务执行面,注重日常管理,可以协助企业从基础做起,将管理手法贯彻到每位同仁心中。而现今全球对食品安全卫生的关注己不可同日而语,餐饮业不论是前台后场日常工作程序中,不可掉以轻心,例如厨房的枱面及地板清洁,地面若湿滑则容易令员工跌倒,有安全疑虑,若透过实施五常法,员工遇地板不洁或湿滑时将自发性前往打扫,永保地面乾爽洁净;食材的新鲜是维持顾客满意的关键,将食材的进货时间标注出来,执行先进先出原则,进行温度控管,杜絶食材变质情况产生。餐饮业态非常多元化,诸如中餐、西餐、日式料理等,由于菜单做法不同,每个餐厅都可能有不同的服务流程,可依据五常法原理原则,设计出一套属于企业本身适用的五常法审核表。

  餐饮业可将五常法做为取得国际认证的基石。先透过五常法管理工具将基础打好,日后申请国际型系列认证,就相对容易,并且能够落实从中央厨房,乃至日常门店管理。这套工具手法可协助餐饮业者以顾问角度审核企业进行五常法时所需注意的面向,课程理论实务兼具,实地安排餐饮门店参访与体验,有机会直接进入餐饮厨房内部学习,依据5个常50点审核表,逐一进行观察盘点门店细节,也经由相互对照知道正确的标準及问题所在。因为不知道正确的标準,就较难指出错误的地方。五常法不是只是用来检查用的,企业执行的扎实度将有助于改善企业运作品质、工作环境、减少出错、环境安全,并减少不必要的浪费,魔鬼就藏在细节中,尤其以餐饮业,若能减少不必要耗损并增加工作效率,工作场所井然有序,企业形象势必大为加分,未来能为企业营运提昇生产力,营业额也将蒸蒸日上,建立竞争对手难以望其项背之护城河。

 

参考资料:

优质管理五常法课程讲义,何广明,2007年1月第3版。


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