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基层主管的神妙沟通撇步

时间:2020-06-23 15:58来源:未知 作者:admin 点击:
近年来常常在市面上看到许多有关星座命理的工作室或公司行号,坊间关于这类管理书籍更不本本畅销。事实上人类对于未知世界的探索从未停止,翻开人类发展历程,不论东西方社会

  近年来常常在市面上看到许多有关星座命理的工作室或公司行号,坊间关于这类管理书籍更不本本畅销。事实上人类对于未知世界的探索从未停止,翻开人类发展历程,不论东西方社会,很早就有所谓观星象与算天机的相关历史记载,我们虽无法用理性的科学方法去验证血型、星座等此类「神妙」学说的準确度与可靠性,且关于类似说法的内容与论点更莫衷一是,姑且不论这些说法到底「準」或「不準」(此亦非本文欲探讨的主题),在实务面向上,的确提供了不少管理者或人资单位在沟通运用的参考价值。

  尤其,对于基层主管(班组建设)而言,向上沟通需肩负命令服从、任务达成与绩效展现,向下沟通需带领团队并时常处理「必要之恶」,如何有技巧的的沟通更显重要;因此本文尝试以实务经验出发,针对「神妙学说」如何运用以提升沟通技巧提出建议步骤,以做为基层主管面对管理问题时的参考工具。

  本文所谓「神妙学说」意指在不可逆的原理下可被归类的事物,通常会延伸出关于这件事物的类别项目,并进而赋予各种不同属性的特性,最常见的不可逆事物就是「血型」与「星座」。这些不可逆事物进而被人们定义为各种不同的类别项目,不同类别项目更进一步被赋予不同的特殊属性,人们还可以再从不同的类别项目与特殊属性进而发展出每个人更複杂的矩阵式特质。常见的项目与属性如血型、星座(发展更精密者还有所谓上升星座、月亮星座…等等)、或近年来还有很多所谓的生命灵数(西元出生年月日的阿拉伯数字相加后所得之两位数字再个别相加所得0至9的不同单位数);而常被赋予的特性例如当谈到血型的联想包括A型的人不果决、O型的人固执…等;论及星座,常听到例如天蝎座爱记仇、处女座龟毛、金牛座固执、巨蟹座顾家…等。

  笔者曾有位任职广告公司经理的朋友A君,某天闲聊时提到她有一位资深下属B君工作能力很强,对于交办任务皆使命必达,且平时遵守组织规範,参与公共事务热心积极,在同侪组员中已属高薪;但让A君苦恼的是B君常常喜欢在网路上抱怨她天天加班,周末也常为了提案比稿期限在公司加班,工作有多辛苦、多劳累、多想离职…,诸如此类的言论让A君非常苦恼,除了担心会影响到其他组员的观感,削弱组织士气,更担心如果哪一天传到老闆C君的耳里,恐怕对于B君和自己都不利;我建议她可以从血型和星座的角度去思考和进行沟通,参考步骤如下:

首先:釐清管理情境中的角色

  须先辨别出所有与此管理情境有关的当事人角色,我们可简单以「苦主」(直接面对管理情境之主角)、「问题儿童」(问题与风险来源,即在此管理情境中对苦主产生直接影响的角色)与「家长」(最可能受到问题儿童而间接间接危害到苦主的角色,通常为直属上司)三个角色名称定义之。

  以本案为例,三个角色分别为:

  ●苦主-苦恼的朋友A君

  ●问题儿童-时常在网路上抱怨的资深员工B君

  ●家长-老闆C君

第二步:定义管理任务

  釐清在此情境中,苦主对于问题儿童和对于家长的管理任务分别为何。

  以本案为例:

  对问题儿童任务为向下管理,找出B君不停抱怨的原因并与其有效沟通。

  对家长的任务为向上管理,确保老闆C君能信任A君的管理方式。

第三步:归纳角色特质

  归纳角色的外显特质,尤其是在管理面向上的特徵。

  以本案为例:

  ●苦主-朋友A君:授权式的管理风格,大部分时候大而化之,但有时会则针对某些细节特别要求。

  ●问题儿童-资深员工B君:认真负责、忍耐力强、重视家庭(母亲角色)。

  ●家长-老闆C君:保守严肃、偏好整体和谐稳定、重视细节。

第四步:检视类别项目与特殊属性

  归纳一般认知中关于未知层面类别项目(如星座)与属性(星座特质)

  以本案为例:

  ●苦主-朋友A君(处女座:注重细节、自我要求高;血型B型:随和开朗)

  ●问题儿童-资深员工B君(巨蟹座:顾家、温暖;血型O型:固执)

  ●家长-老闆C君(摩羯座:保守、稳定;A型:思虑缜密)

第五步:拟定沟通策略与实施

  针对问题儿童与家长需有不同的沟通策略;在本案例中,巨蟹座的温暖特质与血型O型的固执韧性同时展现在B君身上,当工作加班造成家庭无法平衡时,更容易凸显出O型固执要完成任务的特质,因此与B君的沟通模式可试着从家庭谈起,说明并承诺会改善人力问题,试着以诙谐角度尝试着在Facebook上以轻鬆方式针对抱怨留言玩笑式回应,后来果然收到很好的正面回应与管理沟通效果。

  此外,摩羯座保守再加上血型A型的谨慎特质,若此事件终究还是被老闆C君发现了,那幺A君在对C君的沟通应对上应该要以强调自己已特别去了解下属的状况并进行沟通,不会因为员工部分无心的行为造成组织的动荡风险。

  除了参考上述步骤外,在沟通过程中,其实也还有很多其他因素可能会影想沟通的品质和效果,因此还必须加入特殊关键考量,在沟通同时同步检视问题儿童与家长间是否有其他中介影响因素;例如刚刚的案例中,进一步调查发现B君竟然是老闆C君的外甥女,但这个讯息在公司里很少人知道,且老闆C君也不想刻意强调与B君的这层关係,那幺主管在沟通时自然心中也会有另一把须拿捏的尺了。

  人类对于未知事物的掌控与求知欲望从未停歇,然而对于理性无法验证的事物却仅能透过经验法则的累积来进一步判断与立论,关于血型或星座等立论,说穿了其实就是大量样本的相似特质之累积结果统计,虽无科学依据,但这些经验值的累积亦具有一定的参考价,基层主管面对第一线的人员面试与管理,更常常须处理来自组织上下阶层的沟通压力,如能在此方面多所涉略,掌握并善用这些神妙关係将可提昇管理技巧,发挥事半功倍之效。


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