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邱可君瀚亚投资行销暨电子商务部副总经理》STEP工作法则 高效沟通一次到位

时间:2020-06-15 17:21来源:未知 作者:admin 点击:
【文/吕玉娟】 随着科技进步,各式3C工具普及,取代了手写笔记的功能,现代人用手写笔记的机会相对降低,对我来说,记录的工具倒不一定限定是哪种模式或工具,常用、会用、好

【文/吕玉娟】

随着科技进步,各式3C工具普及,取代了手写笔记的功能,现代人用手写笔记的机会相对降低,对我来说,记录的工具倒不一定限定是哪种模式或工具,常用、会用、好用即可,我认为,记录下的内容、事项的后续执行力及效率,才是重点所在。我自己的习惯是多重工具交叉运用,我在开会时用手写笔记,回到座位上工作时用电脑,离开办公室时就用手机。
通常在会议时我会手写笔记,开会时掌握会议重点写下摘要,记录主管交代及关注的事项。出会议室之后,我会立即思考开会决议的内容,在脑海中组织,思索专案如何运作,团队如何编组,工作如何分派,将想法化为行动指南后,即开始发信给团队同仁交代工作,如果需要与团队进行讨论就立即召集相关人员,我习惯开完会后当天立即落实执行,不会拖延到隔天。
笔记对我而言另一个功能是发想点子,有任何工作上的想法与创意,我会随时写下来。根据科学分析,透过书写可以强化大脑的逻辑力,书写时脑部处于最活跃的状态,也是最适合思考的状态,常写文章的我确实有感受到手写下来的东西比电脑打字来得记忆度高,像我对很久以前自己用电脑写出来的文章常会没印象,但手写下来的文字确实印象就比较深刻。因此,发想点子的时候,我会用手写的方式记笔记。另一方面,无论中文字或英文字,不常用就会生疏、遗忘,我希望自己的英文能力可以增进,因此在记录与发想点子时,我会尽量使用英文。
此外,我会将每年的公司目标,记录在手帐的第一页,个人的目标注记在第二页,每次拿着笔记就会看到,公司与个人的年度目标,做到了多少,藉由时常检视,达到自我提醒的效果。

STEP高效工作法则
在工作时,我习惯将个人行程、每一场会议时间、各项工作的deadline输入公司电脑系统的行事曆上,并且设定提醒功能,大小事做好时间排程,把每件事排进时间表,在电脑中列出作业时间、顺序和备忘录,即便需处理的事情很庞杂,也能有条不紊。
我同时带领几组团队,但不是个紧迫盯人的主管,但对各项专案执行的每个细节都能有一定的掌握,我运用专案进度表、工作分配表等表单来控管进度,透过工作时程表,随时追蹤执行进度,一边是时间轴,一边是专案进度,deadline以红色注记,一目了然。藉由每周的周会,由专案负责人针对专案进度作报告,所有专案进度大家都清楚,也知道需要相互支援协调的部分,每个团队都one the same page,不会有各吹各的调的情况产生。
在带领团队执行计画时,我会充分掌握以下原则,分别是:
S(Strategy):策略。
T(Target setting):目标设定。
E(Efficiency):效率。
P(Priority):优先顺序。
在时间有限、资源有限、预算有限的情况下,釐清做一件事的目的是什幺很重要,我会给予同仁很明确的目标,一件事或一个数字,量化或质化的目标,让团队成员有明确方向可循,不至于接到任务后无所适从,而拖延到工作进度。
举例来说,假设要办一场说明会,就必须釐清举办的目的是要卖产品?维繫顾客关係?或是打品牌知名度?目的清楚了,方向才不会偏差,执行才会顺利。
我算是个性比较急的人,效率不是嘴巴上说的,而是实际要去做的,带领团队上我也希望同仁work hard不如work smart,因为个人的无效率拉长大家的时间是我不能容忍的,一周可完成的事,就用一周的时间完成,不允许拖延到一个月。

对上对下沟通一次到位
有效的沟通,也是提升工作效率的关键,我很不能忍受没有效率的沟通,无论是对上、对下或是对客户,彼此若沟通不良,不但浪费时间,还很有可能产生误会,事后必须花更多时间补救,因此,有效的沟通很重要。
对上、对下,我都採取「一次到位」的沟通模式,对上我会先设想主管想知道的所有细节或是可能会有的疑虑,完整交代清楚,内容以条列式呈现,方便我的主管掌握重点,第一次就将所有重点说清楚、讲明白,可以避免彼此e-mail多次往返,节省时间。
对于部属我也是如此,沟通不良做出来的企画或成品,往往都会有很多问题需要修改,造成时间的浪费及进度的延误。举例来说,假设一个文宣品的设计,我会第一次就把我的需求说清楚,细节部分具体描述,如此一来同仁呈给我的成品通常只需稍微修整就可以。
除了必要把关的部分外,基本上我很尊重同仁的想法及创意,我会把意见列出来让属下参考,让他们去思考、选择,可以参酌我的意见,但不会强迫他们一定要照着我的意思修改,如此他们才能有自己的思考空间,也才能成长。
另外,在沟通上除非需要沟通的对象不只一人,必须同步发送给多人,否则上班时间不建议以Line和Facebook来沟通公事,因为一来一往,会耗掉更多时间,如果是一对一沟通,最好就直接打电话或当面讨论,为了避免说过即忘或彼此认知有误差,谈完后发一封电子邮件给对方确认谈过的内容,留下沟通纪录同时也能确保认知的一致。

公私分明 向加班说NO
我们公司不需打卡,上班时间是早上9点,但我通常8点就会抵达办公室,趁着思绪清明时,思考当日的工作计画,每日8点半到9点我会参加公司的晨会,公司会请基金经理人针对业务部门及行销部门同仁分享市场趋势观察及专业知识提升,我将持续参与晨会视为吸收经验与学习新知的重要管道。
我的工作习惯是公私分明,上班时间全神专注在工作上,不谈论也不处理私事,如果接到与工作无关的私人电话,我会委婉告诉朋友,有事等下班再聊。我也训练自己不将个人的情绪带到工作上,在工作过程中时时刻刻专注,不为外务分心。保持心情的稳定,塑造快乐工作的氛围,善用时间管理技巧,加上重视效率,因此即使工作繁忙,我也都能準时下班,很少加班。
下班后我就尽量不再想工作上的事,拥有放鬆与自我成长的时间,看电影、看书、陪伴家人、和朋友聚会,但因为不时会有人在Line和Facebook群组里发讯息,其中不乏工作上的联繫,因此很难完全切割,需要即刻处理时我还是会回应一下。
我不但自己很少加班,也希望我的部属能準时下班,早点回家,如果有同仁时常加班,我就会质疑他(她)的工作效率是否有问题,我会针对他(她)的工作习惯及工作流程,询问比较细节的部分,从过程中协助他(她)找到效率低落的癥结所在,改善工作流程,提升效率。除了重视工作效率,我也很重视同仁的工作的态度是否积极,我认为工作态度甚至大过于工作能力,工作态度积极的人,会努力去学习,重视荣誉感,也愿意承担责任,成长速度会很快。

笔记菁英
教你快乐工作/轻鬆生活

1. 透过记笔记发想点子。
2. 记录的工具常用、会用、好用即可,记录的内容、事项的后续执行力及效率,才是重点。
3. 上班时间全神专注,不将个人的情绪带到工作上。
4. 团队时执行计画遵循策略 (S)、目标设定 (T)、效率(E)、优先顺序(P)原则。
5. Work hard不如work smart。
6. 保持正向思考及愉快的心情,心态会决定行动。

【完整内容请见《能力杂誌》2016年2月号,非经同意不得转载、刊登】


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