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意见回馈制:以知识管理来塑造主动创新的制度

时间:2020-06-09 15:45来源:未知 作者:admin 点击:
意见回馈制:以知识管理来塑造主动创新的制度 创新是一种企业文化,对组织而言目前若还构不成此一文化和风气时,创新则是一种企业生存求变的手段。当一家公司生存竞争的主要手

 意见回馈制:以知识管理来塑造主动创新的制度

  创新是一种企业文化,对组织而言目前若还构不成此一文化和风气时,创新则是一种企业生存求变的手段。当一家公司生存竞争的主要手段不是来自成本的下降,而是来自应付环境变化而推出新产品服务的能力时,知识管理应该要着重在促进知识的整合,然后进一步创新,不断推出新的产品。

  道理人人懂得,只是知易行难。实际的情况常常这样发生,从管理者的角度来看,管理者老觉得说一动做一动。管理者叫员工创新,员工才勉为其难创那幺一下下,提了一些食之无味又弃之可惜的创新案。只要「风头」一过,员工又忘了创新两个字怎幺写。可是当员工的也是情有可原;自己主动积极提一个创新案,一是怕遭同事白眼,二是怕上司不重视,这岂不是在给同事上司找麻烦,横生是非?于是,上面老怪下面的被动,下面的却觉得主动创新等于在平白生事、表达平时沟通不良,创新因此打了死结。
   
制度与文化支持知识的「破」旧与「造」新

  但思考看看,如果员工们不会主动创新,只会听命行事,这竞争优势又要从何而来?什幺样的制度才能让员工不断地主动进行创新活动呢?创新很难无中生有,必是从既有知识修改,或打破重组而来。旧的知识虽然还是能创造利润,但坐吃山空,时间一久,没有新知识企业就不能生存。既然如此,我们是否能改造大家熟知的知识管理活动,形塑一个主动创新的制度与文化,以支持知识的破旧与造新?

  那幺知识管理怎样才能促进创新?则需要机制的搭配,而怎幺设计一个制度,概念要够简单,却又能同时促进知识的外化与整合,即取得旧有知识又能加以整合重组创造新的知识,就是员工能够将知识重组、依照现下企业的需要,加以去芜存菁,而产生新的知识。并且同时提昇其内部动机与外部动机,让员工主动以创新的方式解决问题呢?

  先请大家试想一个情境。假设你是一名员工,想要解决某一个企业中的问题,提案将金是1000元(俗称参加奖,又称鸡肋),看了许多公司以前的文案,然后自动自发写了几页提案,你觉得这提案还不错,于是你放上公司的内部知识管理网站供人阅读。过了两个星期,你发现你提案的点阅率是1,这个1还是你自己点的。这时你心情如何?你还会再把你的案子放在知识管理网站上供人参考吗?

强迫回馈、冷漠会杀死创新

  我们可以称这个知识管理活动叫意见回馈制度,在这个设计里,是要创造一个以点阅率为核心的制度,其中的第一要点,就是强迫回馈制。部门(或相关单位)中每个人都要对他人的提案提出意见回馈,不可以对他人的案子没意见。冷漠会杀死创新,回馈愈多愈好,真理愈辩愈明。石头汤中大家都愿意把菜丢进去,这个火锅才好吃。

  写东西就是要有人看,点阅率的提昇,同时包涵了知识管理活动引发动机中的内外在动机。如果你写了一个案子,你公司的每个人都看过,和同事吃饭时变成吃饭的话题,开会时老闆还稍微提了一下,就算没有钱领,你感觉如何呢?当你的话有人听,你写的案子有人看,首先带来了名气(外在动机),再来带来满足感,你觉得受人重视(内在动机)。

  然而,对创新案的回馈,并不是大家上去点一点,恭维一下就了事。

     「哇,你的案子好好喔,真完美」

   这种表面和谐只会斲伤创新。这就和FB上只按「讚」是一样的,阅而不回,代表的意义和内涵不得而知?是代表着「哦,我看到了」还是「哇,这样你也敢提,真是有勇气」,对楼主而言没有任何帮助,只能自行解读。要让大家知道批判和建议有时才是进步的动力。创新不是称兄道弟,不是你先我请,没有东西是完美的,创新也是。于是,一个案子出来后,要马上接受评判,不是只先交给主管或评审委员会,而且是经得起所有人的评判。此外,评判要公开;评判有没有道理,也要接受检视。而这些事都可以在知识管理网站上进行(例如以论坛或知识社群运作模式)。

进行的方式就如同下面的回应:

  「老王,讚耶,不过我觉得你的案子有两个问题和缺点,我觉得可以如此如此这般这般,这样不是更好?」

  评判要能切中要点,不是旁边敲边鼓就行了。切不中要点,表示你没在想或是不够了解,就必需再加以互动询问;这个情形也表示旁观者没在丢菜进火锅,抱持着怀疑和冷漠却不行动的人,有时却想吃大家的菜,这样子的人恐怕煮不出令人感动的石头汤。

快速提案、强制回馈、同侪审核

该制度的重点不仅在于鼓励提案,因为这点大家做很多了。但大家却常忽略在「鼓励回馈」的重要。意见回馈制度的重点有以下三点:

第一:快速提案。案子不必完美,但要够多、够快。每一个提案有基本分提供。有想法就要抛出来,有时拖着拖着,久了也就忘了没了,创新因此掩没,到最后只能当事后诸葛提到:「我之前就有想到了」,空留遗憾。

第二:强制回馈。提案一出,人人争锋,而且必须对这案子提供批评建议。礼貌回应当然是必要的,但不是在追求表面合谐。有攻击有防守才有趣,才能激发改善的循环。攻击的有分,防守的也有分。要思!要辩!有思辩就有创新的来源。并且后续提案者或负责人可定期整理收敛回馈。

第三:同侪审核。每个同侪一个月有基本分数,该分数可以分配给每个案子。每个案子的分数就是提案者的红利奖金或积点。你要多收分数,就要多提案。但批评者(回馈者)每多一次回馈也可得分,该分数也可以再分给别人。同侪彼此间也有能力决定一个案子的贡献度有多少。并决定每个回馈者可拿多少分(相互投票),贡献度高者可得奖金或积点。

  意见回馈制度从知识管理活动中,促进知识的整合、创新开始发展,在这制度里,提案没有失败,你的案子不够好,同侪们会协助加以改善。回归原点思考,文化引领制度,制度形塑风气,若创新尚未成为您组织中的文化,那幺有用和有趣的知识管理活动所设计的意见回馈制度,或许能让创新的模式开始动起来。


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