华昊联合 专业实用 为您着想

深圳华昊联合企业管理顾问有限公司logo

精益管理与TPM咨询专家
咨询热线:0755-2293 2566
深圳华昊联合企业管理顾问有限公司
当前位置: 首页 > 华昊快讯 > 行业资讯 >

开好专案会议,专案管理如虎添翼

时间:2020-06-03 17:35来源:未知 作者:admin 点击:
谈及专案管理,相信许多人都有曾经参与过的经验,无论在专案所扮演的角色或是具备专案管理师的证照(PMP)与否,对专案管理运作的过程都有相当程度的了解,但是却经常遇到专案

  谈及专案管理,相信许多人都有曾经参与过的经验,无论在专案所扮演的角色或是具备专案管理师的证照(PMP)与否,对专案管理运作的过程都有相当程度的了解,但是却经常遇到专案管理不当甚至专案失败的情况,深究其因都可以找到许多理由和藉口,笔者前阵子辅导某企业专案管理流程优化,发现该企业有既定的专案管理流程但却经常发生专案延宕甚至多次专案失败的惨痛教训,经深入调研后发现,除了该企业内部执行力问题外,最大的发现就是该企业内部严重缺乏沟通,在专案规划执行阶段都是靠专案经理(PM)单独找各配合部门协调,几乎没在运作专案会议,因此特撰此文分享在专案管理方面容易轻忽的关键,就是专案会议运作要点,期望对有志改善专案管理的专业人士能有所助益!

  其实大家都知道一个成功的专案管理,可以为企业带来许多效益,早年传统的专案管理多应用于军事工程与建设项目,现代化的专案管理则运用网络计划技术,採用科学化的系统方法,更强调专案的会议沟通协调与执行,因此当代的专案成功的关键更依赖沟通与执行力;笔者更认为一个专案的90%的时间都在沟通,而会议就是一个很重要的沟通形式,「会不会开会」这件事,就能知道一个PM的专案管理能力。

  既然召开专案会议是极为关键重要的事,在专案进行过程,总免不了有一堆大大小小的会议需要专案经理费心準备,在此笔者就过去实务经验的心得,归纳了在专案管理流程中,PM必须掌握的六大重要专案会议,归纳重点如下:

会议类型

开会目的

与会人员

会议重点

沟通要点

启动会议

(Kick-off)

宣誓专案启动并取得专案成员的承诺

专案相关的所有利害关係人

专案範畴说明,权责说清楚并取得成员的承诺

取得承诺

里程碑会议

(Milestone)

针对专案的里程碑进行状况报告,或进行部分产出交付的报告

与本次和下次里程碑产出有关的利害关係人

报告里程碑执行与交付成果的情况

讯息的一致性

例行性会议

(Routine)

同步专案讯息与相关议题的讨论

专案成员

说明并研讨专案的执行状况

讯息的一致性

变更管理会议

专案任何变更时发起进行讨论沟通

PM、变更提出人与Sponsor

进行讨论取得共识

取得共识与决策

决策方案会议

针对专案所使用的工具或技术进行选定与决策

PM、技术人员与Sponsor

选定最合适的方案

决策

结案会议

(Closing)

专案整体交付完成状况说

明与Lesson Learn

专案利害关係人

专案检讨与总结

讯息的一致性

  接下来,要如何开好这六大专案会议?确保这些专案会议最终能取得预期的结论,笔者建议应该要留意以下六大开会重点:

1. 开会的目的一定要明确

  会议前一定要确认要讨论什幺?会议结束后期望得到什幺结论?若是启动会议,那目的是取得大家的承诺,则务必将要他人承诺的事情写在专案议程中,并逐一获得大家的承诺;如果是决策方案会议,那要把候选的方案条列,并说明不同方案间的优劣,最终要取得大家的决议;若只是例行性会议,重点就放在进度与议题上,不要变成需求讨论会议,唯有目的明确,你才能把握会议内容是在计画内,不会偏离。若连目的都搞不清楚,那代表不该开这个会。

2. 找对人开会

  开会最怕该来的人没来,却来了一些闲杂人等,因此当会议的目的明确后,就该思考哪些人应该要来参与这个会议,将该参与会议的人放到邮件收件者中,并把你会议的目的与预计的结论摘要于会议邀请邮件中,如果有哪个人是一定要参加的,请务必附注与哪件事情直接相关,如果一定要出席的人不能出席,那宁愿改期也不要浪费时间开一个不会有结论的会议。

3. 引导与会人员要发言或表态

  当会议围绕着所设定的主题进行,相关的人员也都到场,这时候就必须要去引导相关的人员表态,让他们说说对这项议题的看法,很多会议结论最后被翻盘都是因为相关人员在会议中没有明确的表达赞成或反对,但会后却四处去说会议的决策有误。为了避免与会者事后放炮,最好的作法就是在会议中畅所欲言,当所有人的意见充分被表达,会议才真的有意义。

4. 会议结论要形成共识

  会议过程中一定会有许多的讨论,有些讨论会有争论,但争论最终都一定有个结论,而这个结论必须非常明确,会议结束前让大家知道会议中决定了哪些事情,也明白接下来要干嘛,并形成全体共识。明确的结论引导专案向前行,模拟两可的结论则让大家无所适从,若有些议题没有结论但又很重要,那就列为待办事项,并标注确切的预计完成日期与负责人,并在会议后追蹤。

5. 会议记录要确认核实

  专案会议讨论过程的一切都要白纸黑字写下来,才不会死无对证,会议的结论、决议与待办事项尤其重要,一定要记录下来,并在会议结束前再次确认,有问题的立即提出,否则就此定案,如果要严谨一点,笔者过去的作法是直接在电脑内投影出来,与会人员一目了然。

6. 待办事项要落实追蹤

  会议后的待办事项一定要追蹤,否则会议等于只开了一半,会议记录不代表会议的结束,追蹤每个待办事项才是会议的最后一件事,而这件事常常被忽略,也辜负了大家辛苦开会所用的脑细胞。

  专案管理,是一门管理的科学,沟通,更是一项专业的工作;专案90%的时间在沟通,沟通的成效决定专案的成败,这意味着沟通这件事对专案经理来说不是”应该具备”的软技能,而是”必须具备”的专业技能,开好专案会议,专案管理如虎添翼!


文章标签: (责任编辑:admin)
------分隔线----------------------------

相关推荐:

栏目列表
精益管理咨询项目

华昊企管专业提供TPM管理、5S/6S管理、班组管理等服务,专业实用、为您着想!
更多精益管理咨询项目 >>