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以文字力量具体实践你的计画(一)-如何写出第一个电子行动笔记

时间:2020-06-02 17:33来源:未知 作者:admin 点击:
不论是业务拓展或研究开发,在每一日的工作任务执行中,常会遇到以下三种阻碍工作推进的情况:(1)搞错上次段落结束时的进度,(2)混淆不同阶段的前后因果关係,(3)忘记原

  不论是业务拓展或研究开发,在每一日的工作任务执行中,常会遇到以下三种阻碍工作推进的情况:(1)搞错上次段落结束时的进度,(2)混淆不同阶段的前后因果关係,(3)忘记原本的核心目标。

  人脑并非电脑,不可能完全有条不紊并机械化处理所有的事情,更何况一个人每天所需要决策判断以及记忆思考的事情千丝万缕,因此犯错在所难免。然而这些错误除了会让工作进度延宕而导致绩效不佳,另外更严重的是会影响个人的情绪,负面情绪容易使我们做出错误的决策判断,甚至是破坏人际关係。

  坊间有许多归类在时间管理範畴内的理论,教导各种制定计划执行与规划时间的方法,其中写笔记是最普遍常见的一种工具。不同的笔记方法,功能取向皆不相同,若要评比出哪一种笔记是最好的,不如说不同方法适用于不同的情境,而笔者在此要介绍的是,如何写出「聚焦并专注于行动」的电子笔记。

■格式化你的电子笔记

以文字力量具体实践你的计画(一)-如何写出第一个电子行动笔记

图1-待办事项

  不管是在电脑或手机上打字,软体都会自动帮忙排版,因此打字所呈现的是条列输出格式,以直觉的To Do List清单呈现,罗列所有的待办事项,如图1所示。再加上云端技术与跨平台的整合应用,让档案具有便捷的纪录能力,所以电子笔记相当适合用于归纳统整。以下是笔者写电子笔记的方法,在任何PC端的笔记软体或手机上的笔记APP都可适用。

以文字力量具体实践你的计画(一)-如何写出第一个电子行动笔记

图2-将待办事项展开

  (1)条列与展开每一项行动:如图2所示,不管是複杂的任务或模糊的计画,都能再以树枝状的拓朴将事件不断往下切割得更细小,同时也更实际的事项。每一条笔记,看起来仅是一条资讯,其实只要在写上去的同时,酌以加上人事时地物,就可以成为一个行动,笔记就是行动。

  而庞大的任务,当往下切割出越多层的细项,资讯往往就会越明确,无形中想法就能具体化成作法,而作法也将是未来的一个行动指示。

以文字力量具体实践你的计画(一)-如何写出第一个电子行动笔记

图3-行动改变过后的笔记

  (2)善用编辑工具:电子笔记虽然会因为软体自动排版而显得整齐乾净,但笔者并不建议就这样让它保持整齐乾净,而是应该要时常拿出来检视并做修改。

  如图3所示,笔记软体会提供像是色笔、萤光笔、粗体字或字体缩放的功能,协助活化你所写的笔记,让你针对重点文字加强注意;还有删除线与勾选方块,方便你标记已完成或不处理的事项;另外,也可以依照重要的优先权,对任务作顺序排列,有利于你对事件处理的缓急轻重下达决策判断。

  每一次的修改,都代表你执行了某个行动,不论是新增、删除或编辑,都意味着你发生了某个改变,行动与改变就是写笔记的核心目的。

以文字力量具体实践你的计画(一)-如何写出第一个电子行动笔记

图4-连续日期的笔记

  (3)连贯多天的笔记纪录:许多人直觉的作法是每天各自写一张记事本,但时间一长久,写笔记将容易掉入流水帐的虚应故事,所以笔者建议,将连续多天的笔记记录在同一张记事本。

  如图4所示,你可以视情况需求,累积某一段日期的笔记做为省察,但一定要定期的整理与删除过期的笔记。如此一来,可以针对任务做前后对照的比较与追蹤,以及方便的回朔和检讨,进而达到聚焦于有效成果的行动。

■电子笔记就是你的个人行动祕书

  电子笔记的特点是可以迅速新增、删除与编辑内容,并可加上日期来标注进度。另外,还有不受地域存取限制的强大优势,像是在移动状态中,如搭乘大众交通运输工具,或站在路边的空档,都可以利用轻便的科技产品来帮助我们梳理现在与过去的思考轨迹。

  如果内容纪录较多,可善用关键字搜寻,快速找到目标资料。而且现在软体整合功能强大,许多笔记软体都已经与Email及简讯结合,让使用者可以设定某个特定时间,或週期性的发出信件和短讯,达到提醒注意。

■减低大脑负荷

  肯定有人会想问,如果事先将工作专案的每一步roadmap规划得滴水不漏,并且把会议纪录写得很详尽,或是把文件写到臻至完美,是否就不需要写笔记?

  笔者认为这完全是两码子事,文件与纪录平时是收藏起来的,当有需要时才会翻出来看,所以主要功能是为了查询,不是拿来动态修改的。笔记才是真正因为有了行动才伴随而生的产物,笔记的价值就在于提取应用,辅助行动的实践。

  注意!是「做」事情,不是「想」事情,绝大部分的人都不是福尔摩斯或名侦探柯南,可以光用想的就能自动处理好事情,藉由笔记不仅能减少大脑记忆的工作,分担大脑的负荷,也可以降低焦虑烦躁,改善拖延偷懒的逃避心理,进而提升工作效率。

■保持行动

  写笔记是自己跟自己进行某种型式的对话,让过去的经验帮助自己更客观或更宏观的分析事件脉络与找出问题点,让过去的自己帮助现在的自己更加的进步与更加的千锤百鍊,让我们把想做的事情可以做得更好,如此而已。

  上述所提出的笔记功能,笔者除了应用在工作中,也实作在其他生活层面上,例如投资理财,还有读书心得感想,以及运动计画……等等,均获得相当高度的助益回馈。

  写笔记是为了让文字来带领我们往前进,在事件执行的过程中帮助记忆、帮助减少摸索、帮助节省时间、帮助更加专注焦点而避免发散,还有最重要的,帮助自己愿意(喜欢)保持行动。


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