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电脑文件如何实施6S管理

时间:2019-11-13 17:14来源: 作者: 点击:
6S管理起源于日本的丰田企业,随着6S管理的发展,6S管理被广泛应用于制造行业,很多行业都开始实施6S管理。那么6S管理被应用于电脑文件,你听说过吗?下面是 6S咨询公司 给大家整
  6S管理起源于日本的丰田企业,随着6S管理的发展,6S管理被广泛应用于制造行业,很多行业都开始实施6S管理。那么6S管理被应用于电脑文件,你听说过吗?下面是6S咨询公司给大家整理的电脑文件实施6S管理,希望对企业实施6S管理有所帮助。
电脑文件如何实施6S管理
  一、电脑文件如何实施6S管理
  1、硬盘划分和文件架构建立的方法。
  (1)为了规范操作,系统一般应装在C盘;软件包和软件安装文件存放在D盘,D盘也可以适当放些办公文件;主要办公文件放在E盘;F盘放置备份文件和长期不用文件。
  (2)重要文件一般不可放在桌面,如若系统出现问题,避免丢失。我们都要按照自己的工作和生活需要,分为大大小小、多个层级的文件夹,建立规范化合理的文件保存架构。
  2、6S管理—整理:把有用或无用的文件分开,再将无用的文件加以处理。这项工作的重点是果断的把电脑里无用或不需要的文件删除。
  (1)把有用的文件挑出来,比如最近正在使用的软件,以及自己制作的文档、图片、视频录象等等;
  (2)把无用的文件识别出来(这项不怎么好分辨)   第一类是把确定不用的文件,直接删除。
  第二类是不确定有什么用处的文件,也直接删除,在6S管理中有一个重要的原则就是没有标识的产品是不合格产品以垃圾处理。这里也一样,既然不知道是干什么的,就毫不犹豫地删除。当然也可以适当的把这类文件打包压缩后放到一个文件夹里。
  3、6S管理—整顿:把需要的文件以定量、定位,以便用最快的速度取得所需,在最有效的规则、习惯和最简捷的流程下完成工作。整顿活动的要点是:文件存放要有固定的盘符和区域以便于寻找,存放区域要科学合理,文件存放达到目视化,存放不同文件的区域采用不同的文件名加以区别。这种分类依据以下原则,先把软件和资料分开,一般把软件存放在D盘,资料存放在E盘。
  (1)对软件进行分类,首先哪些是安装文件,确定后放存放在软
  件的文件夹,哪些是安装以后的文件,默认安装以后的文件存放在Program文件里。其次,按软件的用途一般分为系统软件和办公软件。
  (2)对文档资料分类,分类原则按照时间和空间进行,便于寻找和以后处理失效的文件。文件夹里的数目不应当过多,一个文件夹存放50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件,浏览和打开的速度就会变慢,且不方便查看。
  (3)合理的文件夹结构,一般不超过3层。进行文件夹和文件规范化的命名,在文件夹和文件比较多的情况下,可对常用的文件夹命名加以数字标识(如01、02),也可以对文件标注日期(如:文件管理制度20140220,),文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。
  4、6S管理—清扫:将电脑保持在系统干净,桌面整洁,无垃圾文件的状态下。
  (1)发挥快捷方式的作用。访问比较频繁的文件或文件夹,那可以右击选择“创建快捷方式到桌面”,如此即可以省去大量寻找的时间,又可以避免系统崩溃对文件的危害。当然,当文件和文件夹不再需要经常访问时,你需要及时将快捷方式删除,以免快捷方式睹塞了太多空间,牵扯了你的注意力。
  (2)及时处理电脑系统因运行而产生的垃圾文件。随着文件数量的增加,有些文件是临时的,过期即可删除。电脑在运行过程中,系统就会自动生成一些临时性垃圾文件,需要来清理,清理垃圾文件可借助一些辅助工具,如优化大师,360安全卫士等。
  5、6S管理—清洁:将我的电脑中的文件经过整理、整顿、清扫三个环节后,我们就感觉电脑中的文件井然有序,一目了然。建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档,这样可以避免寻找文件浪费时间,这并不复杂的操作却能大大提高工作效率。
  6、6S管理—素养:素养是比清洁更高的要求,就是今后要用上面的一套管理思想来对待任何新的文件资料,处理所有需要整理和存放的资料,进而逐渐养成习惯,形成高效的、有序的工作作风,从整理电脑推而广之,直至整理你的办公室,整理你的工作,整理你的思想,从而达到素质的提高。
  7、6S管理—安全:基于电脑系统的安全和文件的丢失与保密而要做的相关工作。
  (1)电脑系统应该安装并使用公司统一下发的软件,通常情况下不要私自卸载统一下发的软件。
  (2)严禁私自安装聊天、游戏等与工作无关的软件。不得将来历不明的软件装入机器运行,防止染上"病毒";
  (3)所有电脑需要设置离岗密码保护,通常在未针得本人同意后,不可擅自动用他人电脑。

 


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