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打造高绩效团队的领导技巧 为成功团队运作奠定基本功

时间:2020-06-05 15:39来源:未知 作者:admin 点击:
团队力量能够达成的目标,是个人单打独斗想都不敢想的。」前美国总统罗斯福(Franklin DelanoRoosevelt)说道。诚如罗斯福总统观察所言,团队的绩效往往超越个人。如果团队成员合作无间

团队力量能够达成的目标,是个人单打独斗想都不敢想的。」前美国总统罗斯福(Franklin DelanoRoosevelt)说道。诚如罗斯福总统观察所言,团队的绩效往往超越个人。如果团队成员合作无间,成果往往相当惊人。组成团队的好处包括:

˙扩大知识与经验的基础,改善绩效。

˙发挥更大的创意、开拓视野,以及提升解决问题的效能。

˙回应变化以及冒险的意愿。

˙分摊达成任务的责任、共享达成目标的决心。   ˙任务的授权更为有效。   ˙为团队成员创造一个更刺激、更能够鼓舞人心的环境。   了解团队的问题   在某些问题或议题的限制之下,团队未必能够提出最好的解决方案,团队最常见的问题包括:   1.团队目标不明确或是彼此冲突。 2.合作得不顺利。 3.领导团队需要时间。计画组织团队时,需考虑可能碰到的困难以及好处:   ˙团队成员的感受以及回应的方式不尽相同,可能造成冲突。   ˙对个人的专业造成干扰。 团队合作的过程当中,团队成员的生产力反而可能下降。   ˙凝聚团队力量所需的时间和心力。   ˙决策速度可能放慢。   ˙团队其他成员结党营私,在他们的主导之下,整体团队贡献的价值随之下降。身为团队领导者,必须把这些负面因素纳入考量,以便确保团队生产力的力量可以发挥。   了解团队做些什幺?   不论是自行组织团队或是接下现成的团队,必须先了解团队成败的要素, 然后针对流程着手进行规划。团队的活动主要是视其特定的使命和目标而 定,但所有的团队工作,通常都具备以下模式:   ˙釐清目标与专心投入。   ˙对专案进行的方式建立共识。   ˙发展一套完成任务的流程。   ˙交叉训练成员。   ˙执行流程。   ˙根据衡量与分析的结果,对流程进行评估,以及自行更正。   ˙和所有相关人士沟通。   确认团队的使命。团队的组成必然有其原因,每一个团队成员都必须了解、知道他们团队的使命与目标。判断团队活动的範畴。团队对于营运和作业流程之类的决策,通常可以自己做主;但是团队活动往往还是需要高层主管的核可与支持。团队领导者对于团队使命,必须和上司建立共同的愿景,并对以下领域具备共识:   ˙人事决策,特别是跨部门小组。   ˙超出预算水準的支出。   ˙与外界专家或顾问签署合约,或是争取额外的资源。   ˙团队预计达成的成果,以及时程表出现变化。   务必确定全体团队成员以及高层主管了解、同意团队活动的範畴,特别是以下事项:   ˙团队可以做哪些决定?   ˙哪些决定由团队以外的人决定?   ˙对全体相关人士公布这些决策的方式与时机。 成功团队的特质。在最有生产力的团队中,成员会:   ˙认同目标,并且全心投入。如果可能的话,团队成员会参与设定务实、具体的目标。   ˙团队的目标比个人的目的更为重要。   ˙明白自己所扮演的角色,并且会视情况需要调整职责。   ˙贡献多元(但适当)的技能与经验。   ˙会宽恕错误──自己以及其他人的错误。   ˙对于新的意见、他人的观点、以及冒险都抱持开放的态度。   ˙决策是以具体的内容为基础,而不是个别提案者的风格或地位。   带领团队迈向成功   身为团队领导者,是团队和高层主管,或是客户之间的连繫管道。在展开 团队工作前,对高层主管或客户的所有假设仔细进行检验。譬如:   ˙团队的使命是否明确?   ˙预算与截止日期是否务实?   ˙资源是否足够你达成任务?   ˙团队是否具备完成工作所需的职权和支援?   以上如果有任何一个答案是否定的,那可能得回头为团队争取,并对达成目标的现实面加以说明。   ˙证明你需要更多的资源。   ˙说明在提议的时间和金额之内,可以完成什幺工作。   如果你确定时间表实在荒谬、资源也付之阙如,可是却指望以后一切都会好转,而一口承诺下来,便注定要让自己的团队(说不定还会赔上本身的专业生涯)走上失败。不切实际的指望只会导致失望的结果,甚至导致灾难。把专案搞砸,除了会失去高层主管的信任之外,团队成员以及同侪也会因为遭到拖累而不再相信你。所以要务实,如果真的无法在种种限制之内达成团队的目标,就不要介入! 当心失败的迹象。造成团队失败的原因有很多,认清失败之路是避免团队做错抉择的第一步。团队失败的原因有:   ˙缺乏管理阶层的支持。   ˙资源不够。   ˙领导薄弱(你没做好!)。   ˙对团队目标的误解或是冲突。   ˙团队对于任务的专注不够,忽略人际关係。   ˙团队成员不对本身的职责负责。   ˙团队成员人数过多或过少。   ˙缺乏同舟共济的感觉、缺乏共同的愿景。   ˙奖励系统不当。 仔细地规划能够协助团队做好準备,迈向成功。   组成有生产力的团队   在选择团队成员时,务必要确定人选具备互补的技能组合。除了目前具备团队所需技能的人才之外,也要注意有潜力、可以培养所需技能的人才。虽然人才组合会根据团队使命而有所不同,但以下这些技术、功能性的人才是团队不可或缺的:   ˙解决问题以及决策的才华。   ˙人际技巧。   ˙团队技能。   看「态度」请人,技能可以训练。当然,团队成员需要具备某些技能。可是有些经理人只看人选是否具备所需技能、经验以及知识,其他一概不管。成功的团队领导人会告诉你,态度的重要性绝对不下于技能与经验,即使是需要丰富经验与知识的工作也不例外。招募团队成员。自愿加入的成员对于团队的投入程度,会远超过公司所指派的人选。如果团队成员认同大家努力的使命感,那幺投入的决心会更为强烈。如果策略焦点够明确,招募所需团队成员会容易得多。注意团队成员的动机。每个加入团队的成员各有不同的才华、决心、利益以及动机。了解团队成员的需求和渴望,并且努力达成,也是招募人才的技巧之一。人们加入团队的动机不见得全是为了钱。譬如,团队成员可能想要:   ˙专业学习和成长的机会。   ˙有创意的成就能够获得肯定。   ˙加入团队和共同合作的乐趣。   贡献和奖励务必要明确。务必要让团队成员知道,他们的贡献会有什幺样的奖励。就算不是在招募新的成员,对于工作热忱不够的成员,你可以从他们个人或专业方面潜在的渴望着手,让他们改头换面。如果能将团队个别成员的需求纳入考量,团队的整体表现会比独重技能更强。某个人之所以对加入团队迟疑不决,是不是因为你的团队文化可能要求他们每个星期要工作70个小时?如果这个人才的知识专业技能对你的团队十分重要,那幺你能不能跟他保证,不会要他每天晚上加班到9点?除了投入的时数之外,有没有其他方法可以衡量他的贡献?对于你想要招募的人才,你能为他们提供什幺机会,追求成长、创意、升迁、或是刺激?尽量发挥创意和他们谈判,但是记住,要说到做到。   如何领导团队?   判断团队的原始目标、规划专案、以及选择团队成员,或许是团队领导者这个角色的开端,但真正的工作现在才刚开始。当各方精英齐聚一堂时,团队也随之成形,你得开始凝聚这些个别成员对团队的向心力,为共同使命全心投入。团队里的人际关係,有些是自然而然地发展,而且是可以预测得到的。 因此,团队领导者必须对此做好準备。团队开发有许多不同的步骤,往往会在经历紧张与冲突之后,才会逐渐沉澱下来,塑造本身共同合作的具体风格。组织启动会议。不管你是组织新的团队,还是接手现成的,启动会议都可为所有相关人士建立共识。启动的议程有哪些?在此列举几项常见的项目:   ˙将团队成员介绍给彼此认识,请每一位成员自我介绍 (譬如,姓名、部门、专业技能、在团队里要扮演的角色)。   ˙对每一个人明确解释团队的使命。团队的目标是什幺?团队必须完成什幺任务?在什幺样的时间框架之内?争取认同或是更改期望。   ˙对于团队运作的方式建立基本规则。如何决策?如何召开会议?   ˙为团队灌输使命感和凝聚力。让家感染你自己本身对团队使命的热情。   建立内部品牌。你已经跟资深主管或是客户决定了整体的目标,但是现在除了对团队说明这些目标之外,也要邀请大家共同参与,进一步界定目标的过程,或是把比较大的使命分解为比较小的附属目标以及绩效的里程碑。只要能让成员对团队使命觉得责无旁贷,他们就会开始演变为「团队」。在某些团队,行销技巧有助于团队品牌的建立,可以让每个人专注在团队使命上。请成员想出形容词来描述团队所秉持的理念和使命,然后建立一套容易记住的使命说明,让成员在专案进行时,可以时时谨记他们的使命。建立基本规则。团队工作需要不断地做出决定,在决策的过程中,团队成员参与的程度愈高,就愈可能支持决策的结果。选择团队採用的决策流程,决策的方式通常有以下这几种基本的型态: 1.由团队领导人参考团队的意见做出决定。   这种方法可能是最快速的,但是团队充分支持的可能性却也最低。然而,如果团队成员觉得他们的意见,受到充分的重视和考量(而且他们也信赖团队的领导者),那幺这种方法或许颇为适合。   2.少数服从多数。   这是大家都很熟悉,而且广为採用的决策方式;然而,在这样的过程中,少数的一方往往会觉得备受冷落。   3.由一小群的专家决定。   如果採取这种决策方法,那幺「信赖」同样也变得极为重要。   4.建立大家的共识。   取得共识并不是说全体成员都同意这个决定,而是说全体成员都能够接受。所以,建立共识有助于激励团队成员的投入。 身为团队的一员,就算不喜欢团队的决定,或是对这个决策有所保留,仍然必须予以支持。然而,不同于「由领导者决定」(建立共识是最缓慢的决策类型);这种决策方式在需要迅速做出决定的情形里会构成问题。 决策的流程还有其他的类型,不过只要是团队最支持的方式通常就是最好的。另外还有一些基本规则可以让团队在工作过程之中,进行得更为顺利。譬如,请和团队讨论以下这些事项,并建立共识,基本规则的建立,未来可以避免许多问题的产生。   ˙所有的会议都会準时召开、结束。   ˙每个会议都有一份议程。   ˙全体团队成员都会参加、出席团队会议。   ˙所有的批评都必须有建设性。   ˙重视和探讨分歧的意见。   ˙运用团队连繫资讯表,让全体成员可以通知其他人需要知道的资讯。   建立高绩效团队   简单来说,愈早让团队成员齐心协力合作,而不是单打独斗,团队就会愈有生产力。以整体绩效为重。要想让小组学习团队合作的方式,就必须以团队的整体绩效为重。只要情况许可,不论何时都应该让团队成员积极参与决策过程。授权的做法能够促进工作环境中的信赖和合作。 从冲突中建立合作。假设团队成员面临冲突,请协助他们顺利化解,产生有生产力的成果。怎幺才能从冲突建立合作呢?以下是几点建议:   ˙引导团队在工作流程中着眼于目标。   ˙鼓励大家分享不同的意见和想法,并且带领团队建立共识。   ˙让团队成员明白,只要以团队的利益为重,本身的事业目标也能够受惠。   ˙奖励体系必须以团队绩效为先,而不是个人的绩效。   高绩效的团队除了执行团队合作的基本面之外,也会仔细管理其中的动态。这些基本机制及动态,都是团队合作无间不可或缺的环节。 提醒和协助团队专注在其目标上。经常讨论目标,可以确定每一位团队成员都在为同样的目标努力。不时回顾探讨当初设定的团队目标。专案展开后很容易在繁琐的细节中迷失,领导者必须凝聚团队的力量,朝着共同的目标努力。培养正面的文化。团队成员在愉快的工作环境之下,能够发挥最大的效能。培养一种每个人都觉得受到肯定、乐于贡献的气氛。你通常得对此发挥一些创意:写封信给某个人的上司,在有关小组的文章里大力强调,或是放个私人的长假。 当团队成员陷入困境时,乐于支援的文化能提供很大的帮助。团队成员往往不好意思主动要求可能需要的额外资源。身为领导者的你,必须对团队成员需要协助的地方保持敏锐,并且协助他们取得所需的资源。 对团队的授权。赋予团队所需的职权,让他们参与达成团队目标的决策。   ˙只要情况许可,寻求大家的共识(而不是少数服从多数),来做出团队的决定。   ˙鼓励团队成员解决属于本身专业领域的问题。   ˙抱持开放的心胸,徵询其他团队成员的意见和想法。   ˙为团队成员提供奖励,鼓励他们积极参与。   如何处理团队问题?   团???工作脱离正轨的原因有很多,像是你的领导风格、团队的内部运作,或是团队之内的冲突,都可能削弱团队成员的方向感。 找出问题的癥结。一旦发现有问题,就要勇于处理。第一步就是找出问题的癥结所在。 问题的癥结可能出在:   ˙误解目标,或是目标界定不清。   ˙团队动态缺乏焦点。   ˙团队成员之间缺乏沟通。   ˙团队成员对于整体绩效的投入程度不够或是不一。   ˙关键技能上的差异。   ˙没有化解内部冲突。   ˙其他小组的敌意或是不在乎,以及外界的误解。   开始着手解决问题。不要迴避或否认,以为这样做问题就会消失。如果视 而不见,问题会一直无法解决,甚至不断变大。 有些相当简单的做法可以协助团队导入正轨。譬如:   ˙领导大家对团队的使命、方法以及绩效目标重新进行探讨。   ˙建立共同、立即的目标,并努力达成。   ˙从公司内部引入新资讯和不同观点。 ˙透过标竿、案例的历史以及访谈内容,分享外界的资讯或知识。   ˙以促进者这个角色就团队的流程进行检讨。   ˙对团队成员说「谢谢你」。   让麻烦人物成为团队的助力。团队里头往往有这样一号麻烦製造者─好像全体成员搞出来的麻烦全部加起来都没有他的问题多。在其他团队成员眼中,这号人物可能是:   ˙打混的人,或是不肯尽本分的「沉重负担」。   ˙企图主导团队的「迷你领导者」。   ˙邀功型的人物,企图把团队工作的功劳全部揽到自己身上。   ˙竞争心强的人物,凡事都想要赢。   ˙不停抱怨的人物,永远看不到「优秀的表现」。   不要「假装」没有问题。这样的驼鸟心态只会让问题更加恶化,如果某个人根本没有在做事,只想搭别人的顺风车,对团队形成莫大的负担;其他团队成员对他没有尽到本分的事实(不管是真的、还是感受而已)感到厌恶。那你要如何处理这个情形,以免日后演变为严重的问题,拖累进度或是败坏团队的风气?   冲突的管理   创意和智慧的冲突是件好事。当团队成员对于结果、解读、方法以及理念上产生歧异时,以健全、有建设性的方法争辩,结果能够激发出相当可观的成果。另一方面,如果没有经过管理,冲突可能令团队的努力和共同的目标化为乌有。必要时迅速干预。当创造性冲突失去控制导致团队成员陷入窘境时,务必要迅速採取行动,引导团队成员回到团队目标,并问他们:「我们想要达成什幺目标?」如果团队成员好像还是无动于衷,请让客观的第三者来仲裁。请团队之外的专家提供意见,或是寻找相关资料来解决这个问题。不然也可以试着对某个意见或标準进行测试,避免以往的歧异令工作难有进展。 非创意冲突的处理方式。个人之间的冲突或是根深柢固的权力斗争,对于团队造成的伤害,可能比创意冲突严重得多。无法或不愿意公开处理这样的冲突,可能会对团队进展构成重大障碍。如果只是担心某个人的感觉会受到伤害,而将某个议题搁置不管,整体团队会因此无法继续进行下一个任务。冲突不加以解决只会恶化,最后甚至可能导致团队瓦解。 找出冲突的癥结。除非真正了解冲突的癥结所在,否则无法处理。冲突的根源是否来自:   ˙创意上的歧异?   ˙不公平?   ˙两个小组之间缺乏了解?   ˙缺乏肯定?   ˙个性风格上的差异?   ˙某个人的行为不合理?   ˙某个人的无能、或是忽略?   ˙目标不合理?   派系之争。当团队成员开始结党营私时,就会产生派系之争的问题。这种小派系的理念或是程序往往跟整体团队有所不同。他们不愿意谈判或达成共识,这会导致团队分崩离析、甚至于无法运作。   ˙有些人不管在什幺层面都自认为比别人更聪明、更有价值或是更优秀。   ˙人们认为奖励制度不公平。   ˙某些人比别人享有更大的权势(譬如对资源、或是资讯)。   ˙「旧势力」强大,这群人倚老卖老,自认为可以享有特权。   ˙任期的差异。   ˙地理位置的分散导致人们产生隔阂(譬如,外勤总部和主要的公司总部)。   ˙团队领导偏爱自己以前的部门(或是效忠小组以外团队的行为)。 超越派系。派系问题可能会使团队的努力化为乌有。身为领导者的你,需要学习如何掌握派系、了解他们形成的原因,并且尽最大的努力消除或是降低他们造成的负面力量。   一对一的冲突   不管是哪种型态的非创意冲突团队成员之间的敌意、意见不合和排拒都可能使团队的工作受到阻碍、甚至毁于一旦。团队成员之间,不管出现什幺样的问题都要特别留意。 注意恶棍和代罪羔羊这两种类型。如果某个人特别强横,强迫某人或是团队其他成员接受他的观点,那幺这种「恶棍型」的人物和这个决定,都会遭到团队成员的厌恶。团队成员形形色色,有的强横,同样地,有些可能成为代罪羔羊。当团队中某个成员的意见遭到一部分(或是全体)同侪的排斥;这个被欺压的人物不但会丧失本身的价值,整体团队的合作也会毁于一旦。当团队里头出现这两种人物时,要立刻加以干预。在开会时,抑制恶棍型人物的发言,让代罪羔羊型的人物觉得安心。提醒团队成员当初奠定的基本规则─倾听、尊重每个人的发言。鼓励团队成员建立共识、或是找到新的机会。 面对个人的冲突。 就算是两人之间不断的冲突,也可能对团队士气造成伤害。这个问题比某个难搞的个人还要複杂。可是还是一样的道理,身为领导者的你必须面对这些冲突,并且以不会危险团队目标的方式加以解决。   重新激发热情   你的团队在朝着目标迈进途中,不管有没有问题,都要不时重新激发团队成员投入的决心。定期探讨团队的目标。 团队的目标必须和总公司是一致的,而且团队的重大发展必须让资深主管知道。团队合作将目标分解为具体的任务,设定完成任务的时间表,不要过度乐观:对自己能够成就的目标期望错误,这样只会造成自己和团队走向失败。不过也不要低估团队的能力,如果期望过低,那幺你是在浪费团队的潜力。如果你的工作量增加,或是目标有所改变,那幺当初的计画可能就再也不敷使用。务实考量团队在特定期间之内确实可以达成的目标,然后调整自己的期望。务必要和每一个相关人士(包括团队成员、资深主管以及任何其他的利害关係人)沟通这些变化、以及背后的原因。 奖励你的团队。团队(就跟个人一样)会受到奖励的鼓舞。经过仔细规划的奖励体系,可能成为推动团队成功的重要力量。在设计奖励体系时,务必要考虑到以下要素:   ˙强调整体团队,而不是个人。   ˙不光是在专案结束时提供,而是要在达成策略性的里程碑时予以奖励。   ˙仔细考虑应该由谁颁发奖励。   ˙也要将专案进行到一半离开、或加入的团队成员考虑进去。   有创意的奖励体系。除了光是付钱之外,还有许多可以奖励成就的方式。想想看什幺样的奖励方式才能激励整个团队。要发挥创意,想出可以吻合团队精神的奖励方式,譬如:   ˙在公司大型会议中,以及对资深主管报告时,宣布团队的成就。   ˙请团队成员担任其他小组的顾问。   ˙在个别团队成员的人事资料夹里加上评语。   ˙亲笔写信给团队肯定他们对某个任务的表现。   ˙赋予团队自行决策的更大自由和职权。   正面的意见回馈。 经常给予团队人员正面的意见回馈,是最重要的奖励方式。 在团队会议里肯定团队人员的成就。当团队之外的人(譬如满意的顾客写信来、或是客户的肯定)给予正面的意见回馈时,要和每一位团队成员分享。毕竟,这是他们努力得来的。
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