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别再监督员工,做好目视管理,让员工自动自发

时间:2020-05-26 14:47来源:未知 作者:admin 点击:
当生产效率、进度长期不如预期计画时,大多数的经营者或管理者都是以「监督」的角度来思考问题,进而建立「监督」的机制,以谋求效率的提升;而忽略了以「协助」的立场,创造

  当生产效率、进度长期不如预期计画时,大多数的经营者或管理者都是以「监督」的角度来思考问题,进而建立「监督」的机制,以谋求效率的提升;而忽略了以「协助」的立场,创造「资讯共有」的环境,建立工厂的「自律神经系统」,培养员工问题处理能力,自然的达到管理者预期的结果。


  偶遇一些经营者与笔者谈论公司想建立MES (Manufacturing Execution System )(「製造执行系统」,也可称为「工厂营运管制系统」),透过MES系统连结生产设备随时进行资讯收集,目的是为了「监控」现场作业,随时让经营者或管理者了解生产进度,同时也希望达到「吓阻」的作用,让员工知道「有人在看,不要偷懒」,经营者预期如此将达到生产管制效果,效率将如预期,进度将不至于落后。


  经营者对问题的认知是「员工偷懒」所造成的结果,往往忽略了问题的根源在于现场管理者「拙于管理」,而不是「员工偷懒」。这里所说的「拙于管理」其中重要的一点是管理者没有在「必要的时候,提供必要的资讯」给生产者,因而造成许多的问题。


  上述的例子,笔者与企业主进行以下对话,让企业主思考什幺才是合宜的做法。(笔者之问答以”我”表示,企业主之问答以”业”表示)
  1. (我):看板(MES收集的资讯,如进度、稼动率…)要设置在那裏?
   (业):生产干部的办公室,而且要很大的萤幕,很远就能看清楚。
  2. (我):干部不在办公室,大家都在开会、请假,谁看(看板)?
   (业):(思索一会儿)代理人或叫生管看,那我在生管办公室也装一个电子看板。
  3. (我):如果生管也在开会或请假…,谁看?
   (业):(有点不耐烦、不以为然的回答)那我连接到所有人的电脑,让所有人随时关注。
  4. (我):如果今天是假日或晚上加班,仅有一名干部,干部在现场忙,无法盯着看板看;甚至连干部都没有,仅有现场作业员或仅有外藉劳工从事生产,这状况公司也是有的吧!这时由谁来看?
    您可以装上异常的铃声,让干部及所有人都听到;您可以请人写资讯程式,将状况传到相关人的手机,通知来处理。我想这些都能做到,但要再投资经费。
  5. (我):再请问,当干部看到看板显示第5号机台(或产线)的进度落后了,干部应该如何?
   (业):到现场去告知员工进度落后,了解原因,并进行处置。
  6. (我):干部处理完后,回到办公室,过了10分钟,看板显示第7号机台(或产线)的进度落后了,请问,干部应该如何?
是否像前面所说,到现场去告知员工进度落后,了解原因,并进行处置。
   (业):是的。
  7. (我):如果又过了8分钟,第3号机台(或产线)又发生相同的情形,干部也需跑到现场去,做相同的行为。如此,干部一天要跑几次?
   (业):初期可能会比较频繁,但有这个看板,有人在「盯」了以后,相信以后会慢慢减少次数。
  8. (我):希望如您所期望,但这段时间要多少?您不需回答,这不是我要您思考的重点。
   我要您思考的问题是,您希望公司的生产干部,尤其是基层干部,大部份时间是在现场观察何处有浪费、在现场观察何处需要改善、处理问题、进行管理与改善…;还是希望他整天坐在办公室看着MES收集资料后显示的电子看板,然后再判断是否要「走进」现场?

   盯着看板看这种简单而没有附加价值的事,叫小学生来看就可以了,不需要干部,干部应该做更有附加价值的工作。
   再则,即使看板所显示的讯息一切正常,也不代表现场没有可以改善的地方了,生产干部应该多做「走动管理」,把握「三现主义」(现地、现物、现实)的精神,多到现场(亲临、常临「现地」)去深入的观察(「现物」),发掘浪费、不均衡、勉强…等不合理的地方(了解「现实」);没有最好,只有更好,改善是永无止尽的。不是吗!
   但是,您设置的MES看板却把干部绑在办公室。
  9. (我):我再请问您,您希望您的员工是自动自发的努力、自动自发的处理问题,还是您或干部要在后面「盯」着,说一动才会作一动,都是被动的?
   (业):当然是自动自发的。
  10. (我):那您就要创造让他们自动自发的机制(环境)。


  大部份的员工不是偷懒,而是「不知道自己的表现」,管理者没有提供必要的资讯给员工,因此员工并不知道自己的表现。
  例如,如果管理者能让员工知道每一个小时(或半小时,一个不宜太长的时间单位)他应该生产一篮框(定容定量下)的物品,那幺他每一个小时就可以自我衡量一次进度,若稍有落后,自己第一个小时马上就知道,员工会自动调整步伐,相信接下来他会尽可能将落后的进度补回来,这样一整天下来进度就会如计画完成;倘若后续的几个小时进度补不回来,大部份的员工知道第一个小时已落后,他不会再让第二个小时的产出落后,如此一整天下来也仅落后最前面的一个小时的数量。(注:实际的运作上,管理者应于第二小时进行必要的协助,可能仅需投入短短的十余分钟的协助,即可将第一个小时的进度补回)
  如此的机制,是否等于员工自己(同等于公司)每一个小时即检核一次进度呢?当然如果能运用MES更好,即可每秒随时检核进度,但我要强调的是,不是管理者检核(盯着员工绩效看)而已,而是员工自己先检核。如果员工能得到这个资讯,相信问题即不会无限制的扩大。
  这是我多年担任厂长的经验,大部份的员工不是偷懒,而是你没有「在必要的时候,提供必要的资讯」给他们,使得他们一整天工作下来也不知道自己做得好不好,因此表现得越来越差,人在心不在,这不是员工的问题,是制度的问题。


  运用「目视管理」,在「必要的时候,提供必要的资讯」给作业者,让作业者充份了解自己作业的状况与绩效,当异常发生时,立即採取补救措施;甚至在异常还没发生前,稍有徵兆时员工即已自知,立即採取公司所规定的必要的行动,以防止异常的发生,建立工厂的「自律神经系统」,在异常未发生前员工即可立即採取预防的行为,让日常管理安定化,这才是好的管理方法。


  MES的即时资料处理、生产状况监控、自动报工、无纸化作业、现场资料追蹤、生产管理分析…等等,都是MES的优点,但若把他拿来做为监督员工是否偷懒的工具,则不合宜,即使它有这功能。在建置MES时,生产状况不仅仅让管理者知道,资讯也"同步让生产员工知道",让员工自动自发,培养员工对问题的处理能力,以及对自己工作表现的责任心与荣誉心,这种具有「自律神经系统」的工厂,何需管理者每天盯着监控看板看进度呢?
(以下对话省略)


  总结以上的对话内容,笔者想诉说的是:
1. 别把员工当成猪
  许多经营者及管理者都认为现场的作业者是愚笨的,不要给予太多的教导,也不要给予太多的思考行为,作业者只要接受命令,主管说一动,员工做一动即可;但另一方面又时常指责员工笨、不主动,都要说一动才会做一动,希望员工是聪明的,两种情境充满矛盾。
  「与成功有约」一书作者柯维(Stephen R. Covey)曾说:「如果你以一个人现有的样子对待他,那幺他就会维持现有的样子。然而如果你是以一个人能有,而且该有的样子对待他,那幺他就会成为他能有,而且该有的样子。」也就是说「你以你认为的样子对待员工,员工就会成为你认为的那个样子」,而造成这样的结果的原因,在于主管的认知与期待。当你认为员工笨、教不会时,你就不会投入心思教育员工,员工的成长被你限制了,也就成为你认知的那个样子了。
  「别把员工当成猪」(2006年8月商业周刋封面标题,报导丰田的精益思想精髓),让员工带着脑来上班,管理者也要设计让员工在工作中运用脑袋的作法,并鼓励员工思考,发掘任何浪费的问题。
  切记,「你以你认为的样子对待员工,员工就会成为你认为的那个样子」。


2. 员工不是偷懒,而是缺乏资讯,让「资讯共有」
  生产量(效率)达不到预期的目标,绝大部份的原因不是因为员工偷懒,而是在生产的过程中员工并不知道自己已经慢了。
  漫长的一日8小时,员工上班后只是被动的接受指派工作,管理者未告知生产的要求目标,即使有告知,也可能是「今天下班前这批要做完」这种在「过程中」难以衡量,到下班才可衡量,才知道结果的落后指标管理模式,是不佳的管理模式。
  许多公司都有写生产日报表,以了解每日的生产目标与计画的差异,但生产日报表是在下班时才填写,时间已过了一日(8小时),其生产的结果已是不可逆转了,当主管看到生产日报表的效率仅70%时,又能如何呢?8小时已过,仅能亡羊补牢靠加班来补救。因此,用生产日报表来管理生产进度,等下班才知道一日的生产状况的情况,笔者戏称为形同「验尸」,人都死了,又能如何!
生产进度管理需做到「资讯共有」,管理者与第一线执行的员工,同步掌握资讯是最佳状况,运用MES即能达到此功能,但必需投资一笔不小的MES建置费用,其实运用简单的、不需投资太多经费、非电脑资讯的「目视管理」道具,虽然其资讯的掌握无法达到每分每秒,但只要设计得宜,亦能达到很好的效果。(注:丰田企业于製造现场即充份运用此种非电脑资讯的目视管理道具)


3. 目视管理的目的(精神)是要建立工厂「自律神经系统」,不是要管理者监督员工
  许多管理者把目视管理当作监督员工是否偷懒的机制,资讯仅让管理者看。目视管理应该扮演促进员工「自动自发」及培养问题处理能力的工具,以建立工厂的「自律神经系统」。因此,资讯要让第一线的员工最先知道,主动採取所规定(设计)的必要行为,当处置无效或情况达到某一规定等级而无法处置时,则依规定的机制向上反应。当然,目视管理若能再配合异常时鸣响的声音,则效果会更佳。


4. 别把MES当作监督员工偷懒的工具,应再扩大运用範围
  MES具有即时资料处理、无纸化作业、生产状况监控、生产管理分析、现场资料追蹤、电子效率看板、条码输出等特点,但这仅是基本的功能。许多MES的业者(系统规划、贩卖者)由于缺乏精益生产的观念及技巧,而企业(MES需求者)本身除了缺乏精益生产的观念及技巧外,亦欠缺资讯系统运用的观念,因此未有效整合ERP、MES、PLC控制器三者的功能,充份发挥其应有的管理效能,只是把MES拿来当作「监」控的功能,或报工等节省资料输入与统计分析的工具,不懂得做为生产过程是否「在必要的时候、提供必要的物品、必要的数量」的JIT(Just in Time)资讯与物流功能。(此部份另篇幅再与读者分享)


  目视管理是有效的药方,但并非万灵丹,尚需配合绩效管理机制,以及管理者的重视和管理者的「走动管理」才能发挥效用。把您的公司、工厂建构成像人的大脑拥有「自律神经系统」的场所,让日常管理安定化,不要再以「救火为英雄,处理问题为专家」自居。
(注:资讯已与员工共享,而该员工无法自动自发调整,则应恩考是教育不足问题,或该员工的适任问题。)
 


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