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RELAX时间管理术

时间:2020-05-12 16:42来源:华昊企管 作者:admin 点击:
执行培训,我常常用「时间管理困扰是什幺?问题在哪里?」做为开场,通常得到的回答是:在公司负责的工作太杂、琐碎的事务太多,有时候老闆又常常快下班的时候才交办工作,搞

   执行培训,我常常用「时间管理困扰是什幺?问题在哪里?」做为开场,通常得到的回答是:在公司负责的工作太杂、琐碎的事务太多,有时候老闆又常常快下班的时候才交办工作,搞得没办法準时下班……,听起来计划好像往往因为老闆一句话被打乱?偶遇学员担任管理职务,则会提到:除了自己的工作量很多,有时候连部属的工作都要帮忙检核,因为部属做出来的品质不好、没达到我的标準,所以常常做完自己的事情,还得花时间帮部属修文件……,听起来被公司拔擢晋升为主管,反倒委屈了?因为大家都陷在问题当中,所以当我们没办法达到自己或是他人的标準、期望,「时间不够用」、「时间管理有问题」…就会被当成藉口。

  管理大师彼得.杜拉克曾说:无法管理时间便无法管理一切;富兰克林也提到:管理时间便是管理生命。那幺,您是否曾经想过,到底在我们的生命中有多少时间可以使用?根据2017 World Population Data Sheet报告统计,2016年全世界主要国家平余命,台湾男性平均寿命77岁、女性83岁(世界排名第38名),如果我们用男女平均余命80岁来将生命区分为四个阶段,第一阶段20岁以前的生命时间,多半由父母影响或引导我们利用,个人主控性不高!而60岁以后的生命,时间利用又被个人健康情况占据影响主因!掐头去尾,我们真正可控与可利用的,只有20-40岁、40-60岁间的40年,占平均生命1/2……。现在回过头看看,你的生命已经消耗的多少时间?还有多少时间可以利用?既然时间有限,如果不即刻开始管理时间,我们就只能回望飞逝的时间感叹。你不管时间,时间自然也是自走自的、不会管你。说穿了,时间管理并没有太艰深的学问,接下来让我们用RELAX观点,开始管理你的时间吧!

  什幺是RELAX时间管理术?

  R,Review,人生目标与时间配置检视。

  当你离开一个部门、一个公司,甚至是离开这个世界,你希望别人怎幺谈论你?如果你能够掌握你的目标,那幺就会清楚你的时间应该花在哪里。课堂中常见未婚的学员把时间都花在工作上,我就会提问有没有计画结婚生子?学员回覆我:工作太忙没有时间,目前没有合适对象,又或是主张:现在还年轻,觉得还不到时候。接着再问,到底结婚生小孩是不是你的人生目标?又总是得到肯定的答案。若结婚生子是生命中很重要的阶段目标,此时你是否有拨出时间来经营你的交友圈,或是参与工作后的活动?如果总是用工作太忙当作找不到另外一半的理由,那幺就继续等待吧!时间往往就是在等待中被浪费掉,如果要把时间配置的主导权拿回来,现在就检视你的短期目标与现在常花时间做的事情是否一致!

  E,Evaluate,盘点角色、评估要事。

  在个人生命中不会只有一个角色,随着我们的年纪增长,角色会越来越多,哪个角色在当下的生命阶段最为重要,是必须常常回头检视的,而工作分配自然会因为当下角色的轻重有不同的配置,如果我们没办法知道自己应该扮演的角色,就无法知道时间是否合理利用。例如刚踏入社会,「新人」、「部属」、「事务员」可能是您当下最为关键的角色,所以时间应该花在「作业执行」、「学习」、「建立关係」上,那幺一週要花多少时间做哪些事?要学习哪些主题?有多少时间可以学习?要安排几次与同侪或主管交流?就是接下来要去思考的事情。

  如果随着经验的积累晋升为主管,除了「部属」还必须加上「主管」的角色,当我们在进行时间安排时,必须把时间挪出来做「规划」、「指导」的工作。偶尔学员会问:当主管这幺累,又要教又要做,怎幺能有这幺多时间呢?试想,若主管不教会部属做事情的正确方法;不去与部属对焦你或上级主管的期望,那又如何能期望他把所交办的事情準确做好、做对?当部属无法把事情做对,主管自然又得额外花时间修改与指导,周而复始,时间真的就永远不够用了。

  L,Life first活在当下、乐在其中。

  俚语有言「千金难买早知道、后悔没有特效药」,有时候时间就事在懊悔中被不知不觉耗损。部属表现不理想,主管忙着教训、要求他写检讨报告,却忘记他还有其他任务没有完成;当他写完检讨报告,又变成没有足够的时间完成其他任务,急就章之下,任务品质又没有达到标準,出了错,再检讨写报告……,最后主管下了个结论:儒子不可教也、驽钝者非适任良才。

  如果我们前一项Evaluate(盘点角色、评估要事)没有做好,一旦遇见问题,就活在当下,接受它、往前看吧!检讨当然还是要的,但与其花时间写检讨报告,不如带着他思考下一次作业如何改善,甚至把时间花在制定标準作业规範。当然还必须同时评估目前手上任务的轻重缓急,让自己和部属都能专注在当下最重要的工作,才不会让时间悄悄消逝但问题却依然存在。

  A,Action化整为零、化零为整。

  「今日事今日毕」是否容易达成?有位女学员在课堂上陈述,她担任秘书的工作,抱持着这样的信念每天朝八晚九,为的是把所有任务在当天全部做完,然而当她回到家,先生并没有因为她认真工作、分摊家庭经济而和颜悦色,反而会板着脸问她:怎幺这幺晚回来?事业是有做这幺大吗?想一想,还真称不上什幺事业……。所以她提出了问题:怎幺样才能够减少工作量?我反问其他学员,大家哄堂一笑,「工作是老闆给的,妳有胆子告诉老闆妳做不完啊…」、「做不完是不是代表工作能力有问题啊?」、「常常加班对主管来说,是个人效率差吧?」大家莫不朝向这位学员个人能力出了问题解读。然再继续追问才发现,事情做不完是因为有些任务没有过往经验,所以需要花较多的时间思考与作业,但秘书的职务常须配合主管临时交办、短时间完成任务,杂事繁琐;有时又需要花很多时间与各单位主管沟通协调,例如会议安排或是异常追蹤报告彙整等,很难等到有完整一段时间来处理那些较花时间的任务,等到交差时间逼近,只好请假在家里做,请了假之后又堆积了其他的工作,怎幺做也做不完。这样的情景可能也出现在很多支援性职务的工作者身上,日复一日,最后不是被健康逼退,就是被家人逼退,工作与生活不能平衡,谁是谁非也找不到答案了。

  试想,你是不是也常常这样?在决定任务优先顺序时,先做喜欢做的事、再做不喜欢的事;先做懂的事、再做不懂的事;先做容易的事,再做不容易的事;先处理资料齐全的事,再处理资料不齐全的事…….。我们总以为完成一件算一件,却没发现那些比较不喜欢的、不懂的、不容易的、资料不齐全的如果没有先开始,怎幺会知道甚幺时候可以结束?而要等到有空的时候,时间又不够用了。所以关键在于:那些不喜欢的、不懂的、不容易的、资料不齐全的,必须预先计划,把完整一件事情拆解成零散任务后,每天安排一段完整的时间逐次推进;而那些别人的事、琐碎事情,则需每天固定预排一至二段的时间集中处理,一来掌控可以回覆他人的期限,二来也避免临时插件影响重要的任务进度。

  X,认清自己的职务,适度拒绝(打X)。

  常谓「有来有往、职场好生存」,今天我不能给别人支援,他日需要支援的时候必然求助无门。也许在团队的议题上我们推崇的是这类互助合作的思维,然而在时间管理上,却是一大陷阱,团队合作固然是必要的,但这个合作概念还是要回到个人的职责,如果你常给予团队伙伴支援,但这些支援与个人职责无关,那幺当你时间不够完成自己的任务时,是要责怪琐事杂、干扰多,还是检讨自己习惯不好?

  有一次在客户端执行辅导,员工餐厅的清洁阿姨因为个人因素请假了一週,因此员工餐厅的清洁工作就由总务部同仁轮流支援,然而一週五天,总务部只有四位伙伴,所以向其他部门主管询问有无人力可以支援一天。很快的,仓库主管通知,最近没有物料需要点收,所以仓管助理可以支援一天。当週这位仓管助理却每天中午到员工餐厅报到,任劳任怨的执行清洁工作,至于总务部的伙伴,则乐得开心,忙自己的事情去了。星期五下午,刚好有品质管理技能培训,结果这位仓管助理自然没有準时到场,主管询问他缺席原因,她委屈的表示她餐厅的清洁工作还没做完,不能参加。想一想,是餐厅清洁比较重要,还是品质管理技能培训比较重要?这位仓管助理告知主管,因为她只是助理,餐厅清洁和平常她整理仓库差不多意思,是她擅长的,所以能够给予总务协助感觉很好,但品质技能管理培训对她来说有点难度,可能参与了却听不懂,所以就不要浪费时间了。主管听了回答觉得好像不太对,但又好像有道理,只好来问我到底哪里出了问题?没错,如果我们能够专注在个人职责範畴,你就很容易分辨哪些事情是你真的需要支援的,哪些事情是必须「在你有空的时候」才能提供支援。这位主管的问题就是因为习惯交办工作,所以助理认为她不太需要懂很多专业,只要依着主管作业即可,重来没有思考过个人职责範畴以及发展方向,久之,就容易让员工挑「容易被别人感谢」,也就是我们常讲「有成就感」的事情来做。

  回到个人身上,如果我们要提升自我时间价值,就必须认清自己的职务,把时间花在重要的事情上,降低他人要事来干扰自己要事的情况。当你时间分配透明度越高,越容易知道自己有多少时间可以协助别人。而若你喜欢被需要感觉,那会让你感觉「很重要」或「有成就感」,那幺就请你先把自己的能力培养放在要事第一位,当你变厉害了、做事情的效率效能提高了,自然有多的时间可以做更多的事情,以及给予他人更好的支援。要记得,当他人请你协助时,并不能单用事情的容易度与时间花费来评估要不要协助,你得先把自己的工作搞定,超过能力界线的请求,还请适度拒绝。

  时间本身绝对没有问题,因为每个人每天所拥有的时间都一样是二十四小时,时间管理的问题在于自己如何善用及分配自己的时间,常常利用RELAX检核时间的效能,你的时间管理也可以轻轻鬆鬆就做好。


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