高校职能部门与校外单位、二级院系、教师、学生与家长等都有着紧密联系，是学校的窗口单位，引入5S管理，对高校职能部门塑造良好形象，提高工作效率，提升服务质量，增强凝聚力，提升整体绩效等方面都具有重要作用。
1)塑造职能部门良好形象。实施5S管理，清除不必要的物品，有序摆放需要的物品，塑造一个舒适、整洁、和谐的工作环境，能给来访者留下深刻的印象，使他们对本单位的管理水平充满信心，起到本单位对外的窗口作用和对内的示范作用。
2)提高职能部门工作效率。实施5S管理，营造良好的工作气氛，培养有素养的工作人员队伍，规范办事程序，促进作业标准化，可以大大提高工作效率。3)提高职能部门服务质量。实施5S管理，创造令人心旷神怡的工作环境，能给工作人员以信心，使工作人员工作时心情舒畅，有强烈的归属感和自豪感，对自己的工作愿意付出爱心与耐心，从而大大提高职能部门人员的工作乐趣和工作效率，不断提高各方面的满意度。
4)增强职能部门凝聚力。实施5S管理，可以培养团队精神，使所有工作人员责任化、秩序化、规范化，充分发挥每个人的聪明才智，提升每个人的素质，并通过合作不断增强职能部门的凝聚力。
5)提升职能部门整体绩效。实施5S管理，加强对工作人员的培训和教育，使其素质得以提高，道德修养得以升华;同时针对不同工作人员的特点，给予其最大的发展空间，使之发挥更大的作用，从而提升职能部门的整体绩效。
