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「工作日誌」-精进工作效能的重要工具

时间:2020-06-02 17:33来源:未知 作者:admin 点击:
在办公室茶水间,两位同事正在聊着 「为什幺公司规定要写工作日誌呢?」 「每天都要记录工作做了什幺,实在蛮花时间的?」 「给主管看过之后,还要我修改,还什幺要补充说明,

  在办公室茶水间,两位同事正在聊着…

  「为什幺公司规定要写工作日誌呢?」

  「每天都要记录工作做了什幺,实在蛮花时间的?」

  「给主管看过之后,还要我修改,还什幺要补充说明,唉…实在真是的,工作不就做完就好?!」

  「不知道,算了!反正公司怎幺规定,就怎幺做啰!」

  许多企业要求员工每日撰写工作日誌,并请主管就工作日誌内容与员工进行检讨。这项「撰写工作日誌」对员工而言,似乎是「额外的」一份工作,在员工「不知道为何要写」、「不知道为谁写」、「不知道怎幺写」的情形下,常沦为员工吐苦水、抱怨的话题。

一、工作日誌的意义与目的

  每件工作的背后,一定有其意义与目的。我们从事工作之际,如能了解该工作的意义与目的,就能把握工作当下,更能在工作中有所学习,有所收穫。

  (一)「工作日誌」的意义

  即是就自己每日所从事的工作,每日进行记录,记录工作内容、所使用的时间,并发掘及掌握工作过程中遇到的问题,就解决问题的思路和方法进行思索,经由每天「今日事、今日毕」,能在长期的累积过程中,达到通过工作日誌,提高自己在工作上的技能。

  (二)「工作日誌」的目的

  1、提升自我管理能力

撰写工作日誌之际,即是帮助自己回顾一天的工作内容,透过文字来检视工作的方式,思考工作过程与方法,从工作问题中反思个人进行工作的优缺点,能在「自知之明」中,自我管理,找到能力提升之处,故有机会经由工作日誌的日积月累中,持续地提升自己工作上的能力。

  2、促进团队协调运作

  工作日誌记录团队中每一个人的一天工作内容,可作为团队沟通的有效工具。经过工作日誌文字内容的传达,可以让主管明确了解自己正在进行中的工作进度情况,掌握目前自己工作遇到的问题与困难点,提供主管协调团队中其他成员的支援协助,能有效、有目的进行团队合作。

  3、帮助管理者达成管理

  团队成员以工作日誌向主管提出每日工作的彙报,其陈报每日工作进行的状态和进度,管理者可以在需要时进行查询与追溯工作,方便发现问题、分析问题进而解决问题。而更重要的,管理者可利用工作日誌做为与团队成员沟通的工具,适时提供成员「机会教育」,藉由指导工作中问题之意识与发掘,再进一步提升部属解决问题的职能。

二、工作日誌的格式与内容

  公司要求员工撰写工作日誌,须提供格式表格(下方图表为参考表格)

「工作日誌」-精进工作效能的重要工具

  此外,更须提供内容编写上的标準化规範(参考下方例举说明-工作日誌撰写说明/格式规範),让所有团队成员能有所依循,能将重点放在实际工作内容的撰写。标準化的格式规範,亦有助于管理者对团队提出工作日誌的审阅,亦有助于团队成员间对工作内容的沟通交流。

工作日誌撰写说明/格式规範(例)

• 「工作职掌」:内容为公司/单位职位说明书之职掌内容

• 「例行/主要工作项目」:写主要三~五项,编号1、2、3…

  • 「执行内容摘要说明」:最多写五项,编号1-1、1-2、1-3、1-4、1-5
  • 「工时」:最小单位0.5小时
  • 文字格式:标楷体、大小14、固定行高18

三、工作日誌的撰写

  针对工作日誌的撰写思维及内容,笔者提出「WIN」的概念。「WIN」是「赢」,提醒我们要挑战工作中的困难点,要设法解决,要达成绩效,并「赢」得成果。现就「WIN」的组成,分别说明如下:

「WIN」的组成

字母意涵

第一个字母「W」是

「Write」

「Write」是「写下、记录、描述」今日所做的事务或从事的工作;

第二个字母「I」是

「i-Think」

「I」是「我」,「Think」中也有「i」,表示自己是这工作的主体,要能为自己的工作负责,也在过程中

  1. 必须「想」:想进行中的事,目前的问题是什幺?遭遇到的困难是什幺?;
  2. 必须「思考」:思考问题背后的问题是什幺? 我可以如何做解决这个问题? 我可以在哪里找到协助的资源、协助解决困难的人 ?

第三个字母「N」是

「Next」

「Next」是「下一步」,是强调解决问题的行动力;在经由思考后的做法或準备採行的方案,必须转为行动步骤,并将之实施,方才是达成工作目的的完整程序。

  兹提出以下两则工作日誌配合「WIN」的思维撰写之说明例:

  工作日誌说明例1:

  根据上週专案会议决议,完成专案说明会活动的企划方案(Write),然活动规划之场地租用报价超出预算(Think),拟明日与主管讨论预算修订之可能,也再找其他会议地点,寻问场地租用报价(Think-Next)。

  工作日誌说明例2:

  準备后天向客户进行公司业务简报档案及资料(Write),其中公司产品的资料,是否已经是最新内容(Think);明日将与业务行销部人员进行确认,并注明在简报内容中(Think-Next)。

四、工作日誌撰写注意事项与常见问题说明例

  就工作日誌内容,除了建议依循前述「WIN」的思维进行撰写外,笔者就过往经验,整理工作日誌内容应注意之事项,并例举常见问题说明之例子,如下表,提供参考。

注意事项

常见问题说明例

•避免错别字

追踪执行事项,已确认单当人员→「担」当人员;报资作业→报「支」作业

•避免赘字

与○○○讨论与○○讨论系统建置…→与○○○及○○讨论系统建置…

•具体讨论主题、对象

(Write)讨论专案。 

(较好Write)讨论A公司○○产品行销活动专案。

•具体时间、地点与主题

(Write) 準备会议案例资料。

(较好Write) 準备11月3日于A公司召开之行销会议案例资料。

•能量化内容,儘可能量化

(Write)寄资料给客户。

(较好Write)寄GHP资料给辅导中之10家企业。

•减少口语词及不要有语助词

(Write)今天我已经有再修了简报,而且已经做好啰。

(较好Write)今日已完成简报再修订。

•能有具体数据资料更佳

(Write) 已改善107年稽核所开立全部缺失。

(较好Write)已改善107年稽核所开立全部缺失,共计4项。

  此外,工作日誌犹如一份精简之报告,把握适当分段、分点,以便内容易阅读;个人完成工作日誌内容后,建议自己能再至少检视一次,能顺畅阅读及自我发现错误内容。


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