源自细节的5S管理的案例分析

华生是一家专业化的大型纸品包装制造商，主要做包装用瓦楞纸箱、丝网印刷和传统的胶印业务。去年，公司上马了一套“印刷管理信息系统”（MIS系统），在竞争非常激烈的印刷市场上，发挥了很大的作用，因此林玉玲开始把目光瞄准了全数字印刷领域。

苛刻的5S挑战

华生与日本某公司洽谈中的合资项目，就是在华生引进新的数字印刷设备和工艺，同时改造公司的印刷信息系统。

然而，与日商的合资谈判进行得并不顺利。对方对华生的工厂管理，提出了很多在林玉玲看来太过“挑剔”的意见：比如仓库和车间里的纸张、油墨、工具的摆放不够整齐；地面不够清洁、印刷机上油污多得“无法忍受”；工人的工作服也“令人不满”… …

后来，在合资条款里，投资者执意将“引入现代生产企业现场管理的5S方法”，作为一个必要的条件，写进了合同文本。

虽然如此，但为了合资能顺利进行，林玉玲还是在合同上签下自己的名字。

在开车返回公司的途中，林玉玲暗自思忖，总是觉得日方有点“小题大做”：“不就是做做卫生，把环境搞得优美一些”，这些事情太“小儿科”，与现代管理、信息化管理简直不沾边。

“鸡毛蒜皮”的细节震撼

日方对合同的履行是非常苛刻而且严格的，合同签订的当月，日方就派出小林光一进入华生公司，具体负责5S管理实施。

华生由于是从一家私营企业快速成长起来的，1989年开始在深圳龙岗区坑梓镇开办华昌纸品厂，发展至今，企业规模扩大了，但是在管理方式和行为习惯上保留了不少以前作坊式生产的陋习，长久以来大家对这样一些现象习以为常：想要的东西，总是找不着；不要的东西又没有及时丢掉，好像随时都在“碍手碍脚”；车间里、办公桌上、文件柜里和计算机里，到处都是这样一些“不知道”——不知道这个是谁的；不知道是什么时候放在这里的；不知道还有没有用；不知道该不该清除掉；不知道这到底有多少……

推广20世纪50年代就风靡日本制造企业的“5S管理方法”，需要做大量的准备和培训工作。整理、整顿、清扫、清洁、修养这5个词，以及所表达的意思听上去非常简单。刚开始的时候，大家很不以为然。几天后，日方派来指导5S实施的小林光一，通过实地调查，用大量现场照片和调查材料，让华生的领导和员工，受到了一次强烈的震撼。

小林光一发现，印制车间的地面上，总是堆放着不同类型的纸张，里面有现在用的，也有“不知道谁搬过来的”；废弃的油墨和拆下来的辊筒、丝网，躺在车间的一个角落里，沾满了油腻；工人使用的工具都没有醒目的标记，要找一件合适的工具得费很大的周折。拿着秒表的日方指导小林曾仔细地观察到一个工人为了寻找一个合适的螺丝曾将整个备料箱翻了个底儿朝天，足足耗费了6分钟的时间。

仓库里的情况也好不到哪里

堆放纸张、油墨和配件的货架与成品的货架之间只有一个窄窄的、没有隔离的通道，货号和货品不相符合的情况司空见惯。有时候，车间返回来的剩余纸张与成令的新纸张混在一起，谁也说不清到底领用了多少。

小林光一还检查了林玉玲引以为荣的MIS系统，查看了摆放在计划科、销售科、采购科的几台电脑，发现硬盘上的文件同样混乱不堪。到处是随意建立的子目录，随意建立的文件。有些子目录和文件，除非打开看，否则不知道里面到底是什么。而且，小林光一发现，文件的版本种类繁多，过时的文件、临时文件、错误的文件或者一个文件多个副本的现象，数不胜数。多个文件之间由于经常修改，常常在具体措辞上有冲突，有时候实施人员都不知道应该依据那一个版本执行，只能临时解决，这样也就又多了一个临时文件。

要顺利实施5S管理，首先就是要对全体生产、管理人员进行“洗脑”，通过培训，将这些不引人注目的小问题通过实例举证来引发大家的警觉，从而逐渐形成一种工作习惯。

小林光一指着墙上贴的一个落着灰尘的标语——“视用户为上帝，视质量为生命”，“在这种情况下”，小林直率地问林玉玲，“你如何确保产品的质量？如何确信电脑里的数据是真实的？如何鼓舞士气？增强员工的荣誉感和使命感？”

在没有推行5S的工厂，每个岗位都有可能会出现各种各样不规范或不整洁的现象，如垃圾、油漆、铁锈等满地都是，零件、纸箱胡乱搁在地板上，人员、车辆都在狭窄的过道上穿插而行。轻则找不到自己要找的东西，浪费大量的时间；重则导致机器破损，如不对其进行有效的管理，即使是最先进的设备，也会很快地加入不良器械的行列而等待维修或报废。

员工在这样杂乱不洁而又无人管理的环境中工作，有可能是越干越没劲，要么得过且过，过一天算一天，要么就是另寻它途。

对于这样的工厂，即使不断地引进很多先进优秀的管理方法也不见得会有什么显著的效果，要想彻底改变这种状况就必须从简单实用的5S开始，从基础抓起。

清理、整顿、清扫

小林光一把推进5S的工作分为两大步骤，首先是推进前三个“S”，即清理、整顿、清洁。

在开展5S活动时，把灰尘、脏污、异音、松动、锈蚀等现象叫作“微缺陷”，就是虽然目前并未直接导致故障但存在劣化现象的隐患之处，这是因为看似细小的地方往往潜藏着很多隐患。其实5S管理就是从现场环境和习惯意识上防微杜渐，消除隐患。

清理，就是要明确每个人、每个生产现场（如工位、机器、场所、墙面、储物架等）、每张办公桌、每台电脑，哪些东西是有用的，哪些是没用的、很少用的，或已经损坏的，把混在好材料、好工具、好配件、好文件中间的残次品、非必需品挑选出来，该处理的就地处理，该舍弃的毫不可惜。“特别是电子‘垃圾’”，小林光一告诫管理人员，“可以让你的工作效率大打折扣；不断冒出来的文件查找、确认、比较工作，会浪费大量的工作时间。”

接下来就是要对每个清理出来的“有用”的物品、工具、材料、电子文件，有序地进行标识和区分整顿，按照工作空间的合理布局，以及工作的实际需要，摆放在“伸手可及”、“醒目”的地方，以保证“随用随取”。

听上去“整顿”很简单，从小林光一的经验来看，其实是很仔细的工作。比如电脑文件目录，就是最好的例子。

“一般来说，时间、版本、工作性质、文件所有者，都可以成为文件分类的关键因素”，小林光一结合自己的体会，向大家详细介绍了“什么是电子化的办公”。对一个逐步使用电脑、网络进行生产过程管理和日常事务处理的公司而言，如何处理好纸质文件和电子文件的关系，是养成良好的“电子化办公”习惯的重要内容。

“电子化的过程中，如果把手工作业环境里的‘脏、乱、差’的恶习带进来，危害是巨大的”，小林光一说。这点林玉玲也是深有同感，在引进MIS系统之初，就是希望通过电子办公达到节约纸张减少浪费的目标，但是实施的结果却往往是纸张的使用量并没有显著的节约，电子文档反复修改版本的不同导致的纸张浪费非常惊人。

“清扫”与过去大家习惯说的“大扫除”还有一些不同，“大扫除”只是就事论事地解决“环境卫生”的问题，而“清扫”的落脚点在于“发现垃圾的源头”。用小林光一的话说，就是“在进行清洁工作的同时进行检查、检点、检视”。通过清扫，使设备保持到良好的使用状态。

作为企业，实行优质管理，创造最大的利润和社会效益是一个永恒的目标。5S的作用就是能彻底消除各种问题的隐患，强壮企业的“体魄”， 可以有效地将品质、成本、交期、服务、技术、管理等六大要素都达到最佳的状态，提高免疫力，最终能实现企业的竞争方针与目标。它很像一种广谱抗菌药，能十分有效地治疗企业里的各种不良状况的“疾病”，长期服用，能极大地提高免疫力，预防疾病的发生。所以说5S是现代企业管理的关键和基础。

清理“意识死角”

随着3S（清理、整顿、清洁）的逐步深入，车间和办公室的窗户擦干净了，卫生死角也清理出来的，库房、文件柜、电脑硬盘上的文件目录、各种表单台账等 “重点整治对象”，也有了全新的面貌。但是，包括林玉玲在内的所有人，都没有觉得小林光一引进的“灵丹妙药”有什么特别之处。

不过，林玉玲承认，大家的精神面貌还是有了一些微妙的变化：人们的心情似乎比过去好多了，一些“不拘小节”的人的散漫习惯，多少也有了收敛；报送上来的统计数据，不再是过去那种“经不住问”的“糊涂账”，工作台面和办公环境，也清爽多了。

这显然不是5S管理的全部。

真正让大家感觉震撼的是，小林光一在清理阶段将仓库里面的各类纸张、材料分门别类，不仅仅提高了出入库时间，更是整理出了各类废料废纸4.2吨，通过卖废品就回收了1.3万元。事实上这反映了企业管理人员的一种“意识死角”，帐面上的现金是钱，到了库房就不闻不问，形成资金的另一种沉淀。

通过考察企业的综合营运效益，小林给大家计算了这样一笔帐，如果这1.3万元是流动的现金，一年带给企业的效益将是27万元，这个数字令企业上上下下的员工为之一振。

结合前一阶段整治的成果，小林光一向林玉玲进言：“5S管理的要点，或者说难点，并非仅仅是纠正某处错误，或者打扫某处垃圾；5S管理的核心是要通过持续有效的改善活动，塑造一丝不苟的敬业精神，培养勤奋、节俭、务实、守纪的职业素养。”

“如果在现场有什么地方未加整理，很乱，习惯称之为‘5S死角’，这些还比较容易处理。但如果在人的观念习惯里，也有这么一种“死角”，就不那么容易处理了，我称之为‘意识死角’。推行5S活动要做到‘形似而且神似’，就必须在工作现场不留‘5S死角’的同时，在员工心里也不留‘意识死角’。”

通过深入沟通，林玉玲也对5S有了这样的认识，“很多事情不是做不到，而是想不到。原先以为员工总是推一下动一下，缺乏主动和实际动手的积极性，但是没有想到5S现场管理有这么大的作用”， “推行5S，面对的问题会很多，‘意识死角’其实更多”。

按小林光一的建议，公司开始了推进5S管理的第二步：就是从意识的层面消除“5S死角”，推行后两个“S”，一个是整洁（Seiketsu），另一个是素养（Shitsuke）。

整洁就是使清洁、有序的工作现场成为日常行为规范的标准；素养的基本含义是“陶冶情操，提高修养”，也就是说，自觉自愿地在日常工作中贯彻这些非常基本的准则和规范，约束自己的行为，并形成一种风尚。

在这个阶段的实施中，小林光一所运用的其实是非常不起眼的简单的方框、线条、标识牌等道具，但是效果是非常明显的。

在印刷车间，小林按照生产的工序将划分为工作区（与油墨碳粉相关的工作工序）、清洁区（与油墨碳粉等无关的工序），并通过黄色警戒线和工作制服颜色加以区别，通过制度规定这两个区域的工人不能相互走动，工具混用，通过避免污染来减少原材料的浪费。

在库房，将产品的型号、种类通过图形的方式在墙上、地面做出标示，并通过指示牌的方式引导员工快速寻找到所需的物品。值得一提的是，小林与工人一起特别改进了备料箱，通过设计特殊的格子将不同型号的螺丝分别放置，这样，不仅仅加快了寻找的时间，而且对各种物料的消耗情况一目了然，这样就可以有效指导采购，不至于胡子眉毛一把抓，节省了采购成本。

流程制度上墙，看似平淡无奇，甚至很多国企业在操作，但往往流于形式。而小林的手段不仅仅将工作流程整理归纳，更是通过制度与绩效考核联系到一起。为了促使员工形成习惯，小林采取了情景模拟的方式形象地将什么行为是严格禁止的，什么行为可以提高工作效率，让所有员工可以看到，容易理解。比如将废料按照可回收与不可回收分类摆置，与废品公司签订合同定期回收，仅仅增加一个回收桶，这样不仅仅减少了保洁人员的人力浪费，而且一年就可以为企业节约资金近十万元。

在此基础上，引入督导人员巡查，对违反制度的员工通报批评，另外还有经济处罚；对于执行优秀的员工，让他们成为榜样，不断总结交流经验还给与经济奖励。这样，企业上上下下形成了一种制度文化的氛围。

“5S这些看似简单的方框、线条、标识牌，其实不仅是规范了物品的位置，而且靠这些一丝不漏的规划线、标识及它所体现的一点一滴、一丝不苟的作风，还规范了我们日常的行为习惯。它令我们自觉地融入这些方方条条中，形成对待工作认真负责的态度。正如万丈高楼平地起这样浅显的道理，5S活动的点点滴滴就像是慢慢筑起管理这栋大厦的基石，它体现的是细微的地方，但不可或缺。”

“有些部门强调生产忙，没有时间搞5S，因此就委派几个人去做，少数代表多数，而没有全员参与，这样做的效果是不理想的。如果全体员工没有参与进来，他们怎么会珍惜别人的劳动成果，又怎么会切身体会到5S给自己带来的益处呢？‘领导重视’和‘全员参与’是保证5S列车健康、平稳、快速运行的两个轮子，缺一不可！”

在5S经验总结交流会上受到表彰的这两段文章分别出自一线员工和推行成员，这在企业推行5S之前是不敢想象的。小林光一进一步说明道，后两个“S”其实是公司文化的集中体现。很难想象，客户会对一个到处是垃圾、灰尘的公司产生信任感；也很难想象，员工会在一个纪律松弛、环境不佳、浪费随处可见的工作环境中，产生巨大的责任心，并确保生产质量和劳动效率；此外，更不用说在一个“脏、乱、差”的企业中，信息系统竟然会发挥巨大的作用。

在管理学中有一个破窗理论，说得就是环境与人的互动作用，在一个混乱的环境中会促使人们破坏规则，使整个系统更加趋于混乱。而在一个有秩序的环境中会无形地限制人们的行为，并能够以良好的习惯保留下来，这就是5S管理中的核心内容。

脱胎换骨的感觉

几个月的时间已经过去了，又是一个春光明媚的日子，林玉玲回想起来这些‘鸡毛蒜皮的小事’，“有一种脱胎换骨的感觉”。

当华生的林玉玲，带领新的客户参观自己的数字印刷车间的时候，在她心底里涌动着一种强烈的自豪感。车间布局整齐有序，货物码放井井有条，印刷设备光亮可鉴，各类标识完整、醒目。

公司的电脑网络和MIS系统，在没有增加新的投资的情况下，也好像“焕发了青春”，带给林玉玲的是一系列“零报告”：发货差错率为零，设备故障率为零，事故率为零，客户投诉率为零，员工缺勤率为零，浪费为零……

在参观者啧啧有声的称赞中，林玉玲感到，引进一套先进设备的背后，原来是如此浅显又深奥的修养“工夫”，真应了那句老话：细节之中见功夫。

2004年年底，公司已取得了由中国包装技术协会颁发的中国包装技术协会会员证，通过了ISO等各项认证，并荣获坪山镇年度十大纳税外资企业、广东印刷百强等多项荣誉。

有5S做基础，企业实施ISO、全面质量、全面品质等这几方面的管理，甚至是及时地管理，企业产生的效能、形象都会提升、而浪费大为减少，安全会有保证，员工的归属和生产效率自然就会提升，产品的品质就会有保障。